이제 재택근무, 원격근무의 장점에 대해서는 어느 정도 잘 알려졌다. 직원들의 참여와 회사에 대한 충성도 상승, 인프라 비용 감소, 효율적인 운영 비용 등을 몇 가지 장점으로 꼽을 수 있다.
하지만 아무리 노력해도 잘 되지 않는 것 중 하나가 바로 이 원격근무 직원들을 회사의 일부로써 느끼도록 만드는 것이다. 어떻게 하면 물리적으로 회사와 떨어진 곳에서 근무하는 이들에게 자신들이 팀의 일원이며, 회사에서 일하는 직원들과 연결되어 있다는 느낌을 줄 수 있을까?
기술을 이용하라 유명한 iMeet와 GlobalMeet 콜레보레이션 스위트를 개발한 PGi(Premiere Global Services, Inc.)의 전략 및 커뮤니케이션 부사장인 션 오브라이언은, 기술이야말로 지리적으로 떨어져 근무하는 직원들을 한 데 모을 수 있는 가장 좋은 방법이라고 강조했다.
“중요한 건 재택근무(telecommuting)라는 단어의 뜻 자체가 변화했다는 것이다. 과거에는 ‘전화’를 이용해 일하는 사람이라는 뜻으로 쓰였다면, 이제는 전화기 외에도 엄청나게 많은 기기들이 존재한다. 비디오, 웹캠을 통한 실시간 가상 미팅, 스크린 공유, 클라우드, 파일공유, 소셜 미디어 등이 그것이다” 라고 오브라이언은 말했다. 이런 기술을 통해 직원들이 좀 더 회사와 연결되어 있다는 느낌, 직접 참여하고 협력한다는 느낌을 줄 수 있다는 것이다.
PGi의 최근 설문조사와 ‘미국 내 원격근무 현황(State of Telework)’ 연구 결과에 따르면, 재택근무자의 75%가 이러한 기술들을 이용하고 있는 것으로 나타났다. 그렇지만 직원들 뿐 아니라 관리자, 경영진들도 이런 툴을 적극 이용해야 한다고 오브라이언은 충고했다.
“관리자들 역시 직원들 만큼 원격근무 및 협력 툴에 대해 잘 알고 있어야 한다. 이런 기술을 이용해 원격근무를 하는 직원들과도 바로 옆에서 일하는 것과 같은 수준의 소통과 관계를 가질 수 있다”고 그는 말한다. 비디오 회의, 나쁜 것만은 아니다
아직도 많은 직원들이 이를 받아들이지 못하고 있지만, 협력 솔루션 업체인 인터콜(InterCall)의 부사장 롭 벨마는 재택근무자들의 협력을 돕는 효자 기술 중 하나는 바로 비디오라고 밝혔다.
“스트리밍 비디오, 라이브 비디오 통화 등을 가로막는 건 문화적인 장벽이었다. 당장 당신이 참여했던 전화 회의를 떠올려 보라. 아마도 반쯤 주의가 딴 데 가 있는 상태에서 상대방의 말을 들었을 것이다. 또 회의 중에 이메일을 확인하거나, 다른 스프레드시트 작업을 하는 등, 회의에 100% 참여하지 않았을 가능성이 크다”고 그는 지적했다.
문제는 현대의 직장인들이 이런 ‘나쁜 버릇’에 너무나 익숙해진 나머지 영상이 그대로 전달되는 비디오 회의를 거부하고 있다는 것이다. 그렇지만 재택근무자들의 참여와 협력을 위해서는 반드시 필요한 장치라고 벨마는 말했다.
“비디오 회의는 양측의 참여와 집중을 유도하기 때문에 원격 회의의 양상을 바꿀 것이다. 자연스레 대화에도 더 몰입하게 되고 팀 전체의 참여율도 올라간다. 정 어려우면 ‘당근과 채찍’ 전술을 사용해도 좋다. 처음에는 여의치 않은 직원들이 마지못해 비디오 회의에 참석하겠지만, 비디오 회의 덕분에 생산성과 소속감이 올라간다는 사실을 깨닫고 나면 급속하게 비디오 회의에 대한 태도가 바뀔 것이다” 라고 그는 말했다. 개인적으로 교류할 수 있는 기회를 마련해 줘야 한다
기술을 사용해 직원들끼리 더 긴밀하게 협력할 순 있지만, 이렇게 해서 개인적으로 서로를 알아가지는 못한다고 PGi의 오브라이언은 지적했다. 사실 이런 개인적 교류의 부족이야 말로 성공적인 원격근무를 방해하는 큰 요소다.
원격근무 직원들과의 개인적 교류를 위해서는 인간적인 측면에 주목해야 한다. 지속적이고 개방된 의사소통과 개인간 신뢰, 유대 관계 형성의 중요성을 인지할 필요가 있다고 오브라이언은 밝혔다.
“미팅 초반부의, 대개 주제와 별 관련 없는 이야기를 나누는 그 몇 분이야 말로 개인간의 신뢰와 관계 발전에 큰 도움이 된다. 또 이런 개인적 대화를 통해 ‘상황적 지능’을 발달시킬 수 있다”고 오브라이언은 설명했다.
“자녀들 이야기, 지난 밤 봤던 운동경기 이야기, TV 쇼 이야기 같은 주제들이야 말로 한 인간으로서 서로가 어떤 사람인지에 대한 문맥을 제공해 준다. 즉 이런 대화를 통해 서로 학부모로서, 인간으로서 공감할 수 있는 것이다. 이런 것들 없이는 서로를 그저 아는 사람 정도로만 취급하게 된다”고 그는 덧붙였다.
아웃소싱, 직원 채용, 소프트웨어 개발자들의 계약직 등을 제공하는 톱탈(TopTal)의 CEO 타소 뒤발은, 비디오를 비롯한 각종 기술을 이용해도 잃어버리기 쉬운 직원간 커뮤니케이션에 중요한 요소가 있다고 말했다. 그것은 바로 소통하고자 하는 의지다.
“여기서 중요한 건 분명 커뮤니케이션이다. 커뮤니케이션은 단순히 업무를 위임하거나 현재 진행 상황을 보고하는 것만 의미하지 않는다”고 뒤발은 말했다.
“설령 매일 회의를 연다 해도, 일에 대한 열정, 에너지, 기대감 등을 멀리 떨어진 직원들에게 전달하기란 쉽지 않다. 비디오나 전화, 협력 플랫폼을 이용하면 조금 수월하긴 하지만, 그럼에도 불구하고 당신의 목소리, 표현, 어조 등을 통해 이런 감정들을 전달하기란 쉽지 않다”고 그는 전했다.
뒤발은 재택근무 문제에 대해 톱탈이 매우 독자적인 관점을 가지고 있다고 말했다. 서로 멀리 떨어져 있는 팀을 한 곳으로 모으기 위한 지속적 커뮤니케이션, 잦은 미팅 등이 그것이다.
“모든 부서가 매일 미팅을 하거나, 아니면 1주일에 한 번 매우 강도 높은 미팅을 진행한다. 이 미팅들에서 팀원들간의 유대 관계, 협력 등을 공고히 한다”고 뒤발은 강조했다.
“지속적 소통을 통해 동료들이 얼마나 열심히 일하고, 또 성과를 내고 있는지 들으면 나도 더 열심히, 더 잘 해야겠다는 생각을 불러 일으키게 된다. 그리고 이런 생각이 결국 업무 성과와 일을 보는 관점에 긍정적인 영향을 미치고, 더 나아가서는 회사 내에서 자신이 이루고자 하는 것에 대한 생각에도 영향을 미친다”고 뒤발은 말했다.
‘큰 그림’과 비즈니스 결과에 주목하라
원격근무자들에게 소속감을 주기 위해서는 각 개인의 목표와 역할을 이해하는 것이 중요하다고 인터콜의 벨마는 말했다.
“중요한 것은 모든 직원들이 '궁극적인 결과를 잘 이해하는가'다. 우리가 성취하려고 하는 것이 무엇인지, 우리 회사가 향하는 방향은 어디인지, 그 과정에서 내가 할 역할은 무엇인지 같은 것 말이다. 만일 재택근무자라면, 직장에서 동료들과 소소하게 나누는 잡담을 할 수가 없으므로, 특히 관리자들이 이 점에 주목해 이들이 이런 개인적인 대화를 나눌 수 있도록 해줘야 한다”고 그는 말했다.
“이 ‘소속감’이라는 개념 자체가 직원들이 의사 결정 및 성과를 내는 과정에 참여한다는 것을 의미한다. 즉 회사에서 발생하는 모든 논의에 재택근무 직원들이 참여할 수 있도록 해, 물리적 공간과는 관계 없이 여전히 한 팀과 한 회사에 속한 직원들이라는 느낌을 줘야 한다”고 그는 주장했다. <출처 : CIO KOREA>
