점차 많은 기업들이 지리적으로 분산된 인력 팀을 운영하고 있다. 코로나19 대유행으로 인해 불가피하게 선택하는 경우도 있지만 잘 계획되고 조직화된 분산/원격 팀이 실제로 여러 이점을 제공할 수 있다는 점을 기업들이 인식하고 있기 때문이다.
여러 위치에 분산된 팀이 직면하는 주요 문제는 고립된 사람들이 하나의 화합된 단위로써 협력하도록 하는 것이다. 덴버에 위치한 사용자 정의 소프트웨어 개발 기업 볼레어 시스템즈(Volare Systems)의 오너 조 윌슨은 “원거리 팀은 팀 회의 시, 점심 식사 시, 음료수 냉각기 앞에서 상태, 목표, 위험, 문제를 논의하는 같은 곳에 배치된 팀처럼 대할 수 없다”라고 설명했다.
그는 이어 “사무실 복도 등에서 마주칠 확률이 없기 때문에 100% 원거리 팀을 관리할 때는 소통을 훈련해야 한다”라고 말했다. 그는 지난 10년 동안 원거리 팀을 구성하여 관리해왔다.
분산된 IT팀을 장기적인 성공으로 이끌려면 구성원들이 같이 배치된 것처럼 창의적이고 능숙하게 일할 수 있도록 조직화하고 동기를 부여하며 영감을 불어넣는 능력을 포함하여 헌신과 특별한 리더십 기술이 필요하다. 원격지의 직원들이 뛰어난 성과를 발휘하고 성공할 수 있도록 IT 리더가 활용할 수 있는 7가지 요령에 관해 알아본다.강력하고 명확한 리더십을 발휘하라
팀 구성원들이 같은 곳에 배치되어 있거나 다른 표준 시간대에 배치되어 있는지 여부에 상관없이 굳건한 리더십은 필수적이다.
카네기멜론대학교 테퍼경영대학원의 조직 행동 및 이론 부교수 아니타 윌리엄스 울리는 “스마트한 리더는 잠재적인 목표 상충을 선제적으로 확인하고 팀 전체의 목표가 명확하며 팀원들이 갖고 있을 수 있는 다른 책임과 일치되도록 한다”라고 조언했다.
리더의 주요 우선순위는 명확하고 일관된 프로젝트 목표를 수립하는 것이다. 코칭 및 직업 생활 개발 기업 TDG(The Dayen Group)의 임원 코치 겸 CEO 헬렌 다이엔은 “원거리 IT팀은 리더십의 명확한 방향이 없기 때문에 실패하는 경우가 잦다. 명확한 방향이 있는 경우라도 원격지에 소재한 직원의 관점을 고려하지 못하는 실수가 흔하다”라고 말했다.
강력한 리더십과 정의된 목표가 없는 원거리 직원은 고립되었다고 느끼기 시작할 수 있다. 다이엔은 “그들은 의사소통을 줄이고 덜 협력하게 된다”라고 설명했다. 시간이 지남에 따라 팀은 점차 효과성과 생산성이 감소한다. 그녀는 “심리적 거리감이 늘어난다. 이를 통해 추정만 늘어나고 인간의 본성과 마음 때문에 사람 또는 상황에 대해 부정적으로 추정하는 경우가 많다”라고 지적했다.
피드백을 촉구하라 협업은 일방통행로가 아니다. 팀원들이 프로젝트 책임자의 명확하고 직접적인 지시가 필요하다면 리더도 각 팀원의 상태와 유의미한 진전이 있는지 여부를 알아야 한다. 이 능력을 달성하기 위해 피드백 프로세스를 수립해야 한다. 윌슨은 “피드백이 건설적이어야 한다. 과시나 논쟁에서 이기는 것이 아니라 제품 개선이 목적일 수 있도록 감독하라”라고 말했다.
많은 리더들이 무소식이 희소식이라고 단정하는 실수를 범한다. 일부 원거리 팀원들은 홀로 남겨져 있을 때 침묵하게 된다. 윌슨은 “그들은 무슨 문제가 있는지 항상 알려주지 않을 것이다”라고 말했다.
그는 조용한 팀원들에게 자유로운 질문을 하기 위해 1-2일에 한 번씩 웹캠이 켜진 상태로 점검하는 일정을 제안한다. 그는 “이런 식이다. ‘X는 어떻게 진행되고 있나?’ ‘어떤 도움이 필요한가?’ 그리고 ‘업무상 내가 도울 일이 있는가?’”라고 말했다.
적절한 사람을 찾으라 일정 사람들은 경험과 역량에 상관없이 원거리 작업에 적합하지 않다는 사실을 기억하자. 그들은 이 역할에 익숙하지 않으며 같은 곳에 배치된 인력이 일반적으로 경험하는 개인적인 상호작용, 이벤트, 부산한 환경을 선호한다.
울리는 “어떤 사람들은 남보다 협업 기술의 수준이 더 높다. 우리의 연구에서 타인의 반응을 인지하고 그들이 그렇게 반응하는 이유를 파악하는 사회적인 지각력은 면대면 및 분산된 팀 모두에서 강력한 협업 지능의 지표라는 사실을 반복적으로 발견했다”라고 말했다.
어떤 사람들은 익숙하지 않은 일정에 적응하느라 어려움을 겪는다. 전통적인 업무 방식에 익숙한 사람들은 표준 시간대 차이에 적응하는데 어려움을 겪는 경우가 많다. 많은 분산된 팀들이 이 문제의 영향을 받고 있으며, 전 세계에 구성원이 분산되어 있는 팀들은 더욱 그렇다.
울리는 팀원들이 돌아가면서 회의 시간을 결정하는 등 고통을 분담하는 계획을 세우라고 조언했다. “대부분의 IT 업무 유형은 상당 부분을 개별적으로 처리할 수 있도록 계획을 세울 수 있기 때문에 실시간 회의를 표적화 된 중요 문제 논의를 위해 신중하게 활용하는 것이 중요하다”라고 그는 말했다.
면대면 시간을 마련하라 협업 기술을 통해 분산된/원거리 팀이 효과적으로 일할 수 있지만 참여자들 사이에서 밀접한 관계를 구성하기란 쉽지 않다.
스크럼 마스터이자 캐나다의 대표적인 소매 체인의 애자일 코치인 크리스토퍼 맥팔레인은 사회적 유대감을 조성하기 위해 주기적인 직접 방문이 필요하다고 말했다. 그는 “그리고 직접 상호작용을 통해 팀원들은 문화, 배경, 관심, 동기 등 서로에 대해 더 많이 알 수 있다. 팀원들 사이에서 신뢰를 쌓는 단기 투자는 장기적인 비용 절감으로 이어진다”라고 설명했다.
HPE의 기업 분석 및 데이터 관리 IT 부사장 아담 바즈케즈도 그렇게 생각한다. 그는 “문화 및 프로젝트 목표에 적합한 대로 강력한 분기별, 월별, 반기별 면대면 리듬을 수립해야 한다”라고 말했다.
선제적으로 행동할 필요가 있다. 문제가 발생하기전에 자리를 마련해야 한다. 팀들이 함께 유의미한 순간을 축하하도록 하라고 바즈케즈가 조언했다. 모두가 실시간으로 축하할 수 있도록 화상회의 기술을 활용하자. 그는 “함께 생일을 축하하는 등의 단순한 것으로 모두가 유대감을 느낄 수 있다”라고 강조했다. 팀 규모를 제한하라 팀의 규모는 중요한 변인일 수 있다. 인력 모빌리티 전문가를 위한 무역 조직 월드와이드ERC의 CEO 페기 스미스는 “최대 10명으로 구성된 소규모 팀은 2배 규모의 팀보다 훨씬 민첩할 수 있다. 분산된 대규모 팀이 실시간 회의에서 효과적으로 기여하기가 더 어렵고 동시에 이루어지지 않는 대화들도 더욱 복잡해진다. 팀을 특정 프로젝트 영역에 집중하는 소규모 그룹으로 나누면 일반적으로 생산성이 높아진다”라고 말했다.
모든 팀원을 동등하게 대우하라 장기적인 팀 성공을 위해 각 구성원은 인정을 받고 있는 느낌을 받아야 한다. 예를 들어, 어떤 리더는 구성원이 가장 많은 팀 위치를 기준으로 근무시간 규칙과 절차를 수립하도록 하는 실수를 저지른다. 맥팔레인은 “다른 위치에 있는 팀원들에게 그들의 기여는 그렇게 중요하지 않다는 메시지를 전달할 가능성이 있다”라고 말했다.
조화와 화합을 위해 팀 전체가 협력하여 상호 도움이 되는 규칙을 수립해야 한다. 그가 “모두가 부담을 분담하게 하면 다른 팀원이 견뎌야 하는 것에 공감하게 된다”라고 말했다.
일부 팀원만 그룹 리더와 같은 위치에 있을 때도 사기가 저하될 수 있다. 스미스는 “리더와 가까이 있는 사람들은 더 빈번하게 접촉할 수밖에 없다”라고 말했다. 그녀는 “리더가 이런 근접성 차이를 잘 관리하더라도 다른 위치에 있는 사람들이 같은 수준의 관심이나 피드백을 받고 있지 못하다는 인식을 가질 수 있다”라고 설명했다. 한 팀에 원거리 및 같은 곳에 배치된 사람이 섞여 있으면 역기능이 발생하게 된다.
여러 의사소통 플랫폼을 활용하라 의사소통은 성공적인 팀 협업의 핵심이며 그 중요성을 간과해서는 안 된다. 바즈케즈는 “분산된 원거리 팀에게 과도한 소통은 없다. 팀 회의 중 화상 및 화이트보드 기능을 갖춘 기술을 활용하면 가상의 상태에서 직접적인 느낌을 전달할 수 있다”라고 말했다.
분산된/원거리 팀이 같은 곳에 배치된 팀 이상의 성과를 달성할 수 있는 비밀은 줌(Zoom), 슬랙(Slack), 트렐로(Trello), 웹엑스(WebEx) 등과 같은 풍부한 의사소통 기술이다.
물론, 문자 메시지와 이메일 등의 기본적인 의사소통 수단은 팀원들에게 업데이트를 제공하고 간단한 문제를 해결하는데 효과적일 수 있다. 하지만 이런 단순한 도구에 과도하게 의존하지 말라고 다이엔이 경고했다.
그는 “리더의 가장 큰 실수는 현실적으로 성공적인 환경을 위해 훨씬 많은 것이 필요한데도 이메일/채팅 의사소통으로 충분하다고 생각하는 것이다”라고 말했다.
