예산 초과 여부는 프로젝트 성패를 가늠하는 시금석으로 간주되곤 한다. 2020년에는 코로나 사태 때문에 초과 예산을 확보하기가 더욱 어려워졌다. 잘 나가는 회사들과 최고의 프로젝트 관리자들도 불확실성이 엄청난 상황에서 신중하게 재정 자원을 관리해야 하는 시험대에 올랐다.
아울러 여러 관계자들은 변화하는 우선순위와 예산, 프로젝트 성공 또는 실패의 정의를 재검토해야 했다. 프로젝트 지도자와 담당 팀이 예산 전략과 프로젝트 실행을 조율해야 한다는 압박은 전세계적인 불확실성으로 인해 더욱 커지고 있다.
불확실성이 커지는 시기에 프로젝트 예산을 통제 상태로 유지할 수 있는 6가지 전략은 다음과 같다.
이해관계자가 진정 필요로 하는 것과 원하는 것을 파악할 것 이해관계자들이 프로젝트에서 필요하다거나 원한다고 말한 내용이 곧이곧대로 보일지는 모르지만 그 정도로 간단하지는 않은 경우가 많다. 양측 모두에게 제대로 파악되지 않은 목표와 기대치가 존재할 수 있다.
가령, 이해관계자들의 진정 바라는 바를 프로젝트 관리자와 후원자, 팀원, 그리고 업체가 확실히 이해하지 못한다고 생각해 보자. 그렇다면 프로젝트의 요건이 무엇인지 제대로 파악하는 것은 거의 불가능하다.
이해관계자들이 기대하는 바를 심도 있게 파악하는 데 필요한 만큼 시간을 최대한 투자해야 한다. 결국에는 예산을 비롯한 모든 것이 이해관계자의 기대치, 산출물, 기타 요건에 의해 규정되기 때문이다.
따라서, 프로젝트 예산의 효과적인 관리를 위한 첫 단계는 프로젝트 요건이 정확하게 파악되고 문서화되어 이해관계자 전원의 확인을 받도록 하는 것과 이러한 내용이 관계자 전원에게 전달되도록 하는 것이다.
이러한 과정은 매우 중요하며 예산이 설정되기 전에 완료되어야 한다. 그동안 프로젝트들이 시작할 때는 필요로 하는 것을 중심으로 하지만 막상 실행할 때는 원하는 것을 중심으로 하는 경우가 많았다. 그러면 예산 초과의 위험을 자초하게 되고 예산이 초과되면 모두가 실망하게 된다.
상황 변화에 대비할 것 예산을 산정할 때는 뜻밖의 변화에 대비해 여유를 남겨두어야 한다. 상황이 달라지면 해당 이해관계자 전원으로부터 의견을 수렴해야 한다. 더 중요한 것은 만일에 사태에 대비하는 것이다. 이 단계가 매우 중요하다는 것은 대부분의 회사들이 코로나 사태 중에 깨달았을 것이다. 소모품 가격, 자원, 자금 조달, 제품/서비스 부족, 환율 등 직접 통제할 수 있는 범위를 벗어난 여러 요소들이 예산에 영향을 미칠 수 있다.
일례로 지금은 코로나 사태 이전 대부분의 프로젝트가 시작할 당시에 비해서 여러 필수 제품 또는 서비스의 가격이 훨씬 높아졌다. 거래업체들이 약속한 바를 이행할 수 있는지 확인하고 대안을 준비해야 한다. 다른 이해관계자들로부터 의견을 수렴하고 공급업체 및 거래업체의 상황을 점검한다면 비용에 영향을 미치는 뜻밖의 상황이 생기더라도 충분히 감당할 수 있는 현실적인 예산을 설정하는 데 도움이 될 수 있다.
비용이 급증하거나 공급업체가 견적서 상의 의무를 지키지 못하는 등의 문제로 인해 당황하는 프로젝트 관리자들을 많이 봐 왔다. 뜻밖의 일에 대비한 계획을 세워 두어야 허를 찔리지 않는다.
이해관계자들에게 지속적으로 정보를 제공할 것 프로젝트와 이해관계자들에게 영향을 미칠 수 있는 변화를 인지한 후에는 이해관계자들에게 어떤 것이 달라졌으며 변화 내용이 이해관계자와 프로젝트 결과와 어떤 영향을 미칠 것인지, 최대한 예산에 맞추기 위해 어떤 조치를 취하고 있는지 등을 알려주는 것이 매우 중요하다.
현재 프로젝트 예산을 유지하기가 불가능하다면 이해관계자들은 잠재적인 예산 초과의 근본 원인을 알아야 이를 참고하여 진행에 대한 의사결정을 내릴 수 있다. 범위 변경이 필요할 가능성이 높다. 여기서 중요한 것은 바이러스 대유행과 같은 넓은 의미의 불확실성은 피할 수 없기 때문에 다른 예산 관련 의사결정이 생기게 마련이고 이러한 결정은 적시에 내려야 한다는 점이다. 고객과 같은 이해관계자들은 시기나 상황이 프로젝트를 계속하거나 아니면 연기 또는 전면 중단하기에 적합한지 여부를 판단해야 할 수 있다.
변화를 관리할 것 변화 관리는 프로젝트를 관리할 때 특히 과소평가된 분야에 속한다. 프로젝트 관리 전문가들은 의사소통이 중요하다는 것과 프로세스가 어떻게 이해관계자들에게 영향을 미치는 지를 잘 알고 있다. 어느 프로세스에서도 약간의 변화로만 보일 수 있는 것도 비용을 대폭 증가시켜 예산 초과를 야기할 수 있다. 변화 관리 전문가들은 예산 초과를 일으킬 가능성이 있는 내부 및 외부 변화에 대처하기 위한 정확한 전략을 파악하고 문서화하여 전달할 수 있도록 프로젝트 팀과 협력해야 한다.
적절한 KPI를 개발할 것 KPI를 수립하지 않고서는 프로젝트를 효과적으로 관리할 수 없다. KPI는 한 프로젝트에 비용이 어느 정도 지출되었으며, 프로젝트의 실제 예산이 계획한 예산과 어느 정도 다른 지 등을 확인하는 데 도움이 된다. 효과적인 프로젝트 예산 관리에 필수적인 KPI로 많이들 알고 사용하는 몇 가지는 다음과 같다.
• 실제 비용(수행 작업 실제 비용(ACWP)) : 한 프로젝트에 현재까지 지출된 비용 • 비용 차이 : 산정된 프로젝트 비용이 정해진 기준 이상인지 이하인지 여부 • 획득 가치(수행 작업 예산 비용(BCWP)) : 특정 시기까지 수행된 프로젝트 활동에 대해 승인된 예산 • 계획 가치(예정 작업 예산 비용(BCWS)) : 보고일 현재 계획된/예정된 프로젝트 활동에 대해 산정된 비용 • ROI : 프로젝트의 수익성, 그리고 수익이 비용을 넘어섰는지 여부
상황이 변하면 의사결정에 적합한 정보를 가져와 판단할 수 있도록 KPI를 업데이트해야 한다.
재점검, 재검토, 재예측 예산 관리와 재예측 없이 실행되도록 방치된 프로젝트는 실패로 이어지게 된다. 예산 초과가 수습할 수 없는 지경에 이르지 않도록 예산 관리 감독을 자주하는 것이 매우 중요하다. 예산이 10% 초과된 것은 50% 초과된 것보다는 시정하기가 훨씬 수월하다.
만일 예산을 주시하면서 재예측을 하지 않으면 10%였던 예산 초과 비율이 어느 새 50%로 늘어나버릴 수도 있다. 예산 예측을 자주 점검한다면 한 번 하고 잊어버리는 것보다 프로젝트를 제 궤도에 유지할 확률이 훨씬 높다.
프로젝트 예산을 제 궤도에 유지하려면 지속적으로 재점검해야 하듯이 프로젝트의 자원 사용도 마찬가지이다.
프로젝트에 투입된 사람들도 프로젝트 비용에 일조하기 때문이다. 프로젝트 관리자들은 현재 프로젝트에 투입된 인원과 향후 프로젝트의 자원 수요를 매주 재검토해야 한다. 그러면 보유 자원을 십분 활용하고 있는지, 프로젝트 다른 부분에 투입할 준비가 된 자원을 적절히 보유하고 있는지 확인할 수 있게 된다.
자원 예측과 현재 수요를 주기적으로 재점검하면 프로젝트 예산을 제 궤도에 유지하는 데 도움이 된다.
프로젝트 범위가 슬금슬금 늘어나는 현상은 프로젝트 예산 초과의 주요 원인에 속한다. 코로나 사태로 인해 전세계 여러 프로젝트에는 계획되지 않은 업무가 엄청나게 늘어났다.
비용이 청구되는 작업 시간과 통제 불가 상태가 된 프로젝트 예산이 늘어난 것이다. 프로젝트 관리자들은 프로젝트의 원래 요건에 해당되지 않는 작업에 대해서는 변경 주문을 만드는 방식으로 신중하게 작업 범위를 관리해야 한다.
변경 주문은 추가 작업 비용을 댈 추가 자금을 승인하여 프로젝트와 새로운 예산을 서로 일치시킨다.
