진정으로 '유능한 프로젝트 관리자'가 된다는 것은 2020년에 새로운 의미를 갖게 됐다. 이를테면 조직의 성공에 전적으로 관여하는 전략적 비즈니스 파트너여야 하며 피할 수 없는 실패에도 대처할 수 있어야 한다. 유능한 프로젝트 관리자의 특징 10가지를 살펴본다.
모든 프로젝트 관리자라면 제시간과 예산에 맞춰 프로젝트를 실행해야 한다는 것 정도는 알고 있다. 여기서 나아가, 유능한 프로젝트 관리자는 프로젝트 요구사항을 일관되게 충족하고자 엄청난 노력을 기울인다. 무엇보다 이들은 범위 내에서 프로젝트를 실행할 뿐만 아니라 책임감 있고 전략적인 비즈니스 파트너로서 조직의 성공에 전적으로 관여하기도 한다.
하지만 2020년 많은 것이 변했다. 코로나19 사태로 인해 프로젝트 관리는 한층 복잡해졌다. 프로젝트 관리 분야에서 두각을 나타내는 동시에 경력을 한 차원 높이고 싶은가? 그렇다면 아래에 설명할 유능한 프로젝트 관리자들이 보여주는 특징들을 참고하는 게 좋을 것이다. 1. 전략적 비즈니스 파트너
단순한 기술 관리 역량뿐만 아니라 높은 수준의 전략적 리더십 역량을 지원하는 프로젝트 관리자는 어떤 규모의 조직에서든 상당한 이점을 제공할 수 있다. 2020년 초 코로나19 사태가 시작된 이후, 모든 종류의 프로젝트에 부정적 영향을 미칠 수 있는 복잡한 내·외부적 요인들이 등장했다.
이를테면 주요 자원 제약 및 지연은 말할 것도 없고 경제적, 사회적, 환경적 성과라는 세 가지 기준으로 기업 실적을 측정하는 비즈니스 원칙(Triple Bottom line, TBL), 법적 제약, 원격 프로젝트 문제, 국제적 및 문화적 요인 등이 여기에 포함된다.
이러한 요인들은 프로젝트 관리자가 해결해야 하는 과제들을 추가로 생성한다. 예를 들어 만약 특정 프로젝트가 전사 목표와 얼마나 부합하는지 정확하게 이해하지 못한다면 효과적인 결과를 제공할 확률이 크게 줄어든다. 프로젝트 관리 본부(Executive Project Management offices, EPMO)는 이러한 연관성에 초점을 맞추고 프로젝트, 프로그램, 포트폴리오의 성공 가능성을 높인다.
2. 이해관계자에 초점을 맞추는 것
코로나19 사태는 전 세계적으로 기업과 개인들에게 큰 타격을 줬다. 이러한 위기는 프로젝트 관리자로 하여금 이해관계자 니즈에 집중하는 것을 어렵게 만들었다. 유능한 프로젝트 관리자는 개인적 니즈와 프로젝트 이해관계자의 니즈를 구분할 수 있다. 개인적 편향이나 니즈에 관계없이 항상 최고의 업무 성과를 전달한다. 이는 기업들이 프로젝트 관리직에서 요구하는 수준의 역량이자 프로젝트 관리자를 돋보이게 만드는 역량이기도 하다.
3. 다른 사람의 적극적인 참여를 끌어내는 것
다른 사람들의 적극적인 참여는 프로젝트의 효율성에 큰 영향을 미친다. 유능한 프로젝트 관리자는 성공한 업무에 관한 공적을 공유하고 모든 구성원이 높은 수준으로 기여하도록 독려한다. 즉 팔방미인이 되려 하지 말고 다른 사람들의 지식과 기술을 활용해야 한다. 이렇게 간단하면서 효과적인 전술은 목표 달성 확률을 크게 높인다.
4. 능숙하게 동기를 부여하는 것
다양한 이해관계자와 커뮤니케이션하고 영향을 줄 수 있는 역량은 프로젝트 성공에 가장 중요하다. 즉 직접적인 영향을 미치진 않더라도 프로젝트를 성공시킬 수도, 중단시킬 수도 있는 사람들에게 동기를 부여할 방법을 찾아야 한다. 특히, 프로젝트 범위를 변경해야 한다면 이해관계자와 후원자에게 확신을 심어주는 것은 필수적이다.
팀 구성원, 이해관계자, 후원자를 존중한다면 그들 역시 프로젝트 관리자를 존중할 것이다. 후원자나 이해관계자의 존중 및 동기가 없다면 프로젝트를 제시간에 올바른 방향으로 진전시키는 것은 거의 불가능하다.
5. 성공에 전적으로 관여하는 것
유능한 프로젝트 관리자는 프로젝트의 시작부터 끝까지 전적으로 관여한다. 이러한 사고방식은 프로젝트 전반에 걸쳐 최고의 성과를 얻는 데 도움이 된다. 이를테면 프로젝트의 모든 활동부터 인력, 전문적 영역까지 전적으로 관여하라. 단 그렇다고 지나치게 관여해서는 안 된다. 날리지 캐피털 컨설팅(Knowledge Capital Consulting)의 사장 존 폴 엥겔은 “참여, 탄력성, 높은 수준의 고객과 팀 만족도를 유지하는 역량이 성과를 창출하는 비결”이라고 말했다.
6. 책임감과 성실성
모든 프로젝트가 항상 계획대로 진행되진 않을 터다. 실수는 불가피하지만 언제나 잘못을 인정하고 실수로부터 배우는 것이 중요하다. 자신의 결정과 행동에 책임을 지는 것은 굉장히 중요하며, 팀 구성원에게 강력한 메시지를 남길 수 있다.
딜런 컨설팅 서비스(Dillon Consulting Services)의 창업주 폴 딜런은 “성실성, 결단성, 적절한 판단력, 비전을 구상하고 실행하는 역량 그리고 자신의 역량에 대한 확신이 유능한 프로젝트 관리자의 특징이다”라고 설명했다.
이어서 그는 미래 경제학자 조엘 A. 바커의 말을 인용해 “이타적이지 않고 다른 사람의 니즈를 우선시할 수 있는 역량이 없다면, 사람들로 하여금 ‘혼자서 가지 않을 곳까지 따라가도록’ 할 수 없을 것”이라면서, “개인적으로 볼 때 이것은 리더 위치에 있는 대부분의 사람이 실패하는 이유다”라고 덧붙였다.
7. 효과적인 커뮤니케이션
커뮤니케이션은 프로젝트, 팀, 다른 이해관계자를 관리하는 데 큰 역할을 한다는 점에서 중요한 역량이다. 여기서 커뮤니케이션은 단순히 뛰어난 퍼실리테이터, 연사, 저자가 되는 것을 의미하지 않는다. 이는 ‘듣기’를 필요로 한다. 즉 사람들의 말에 귀를 기울이고 맥락을 고려하는 것이다. 다른 사람의 의견을 듣고 이들의 경험과 지식을 고려한다면 잠재적인 갈등과 위험을 줄이고 프로젝트 성공 가능성을 높이는 데 도움이 된다.
8. 존경받는 리더
모든 사람을 만족시킬 순 없지만 ‘존경받는 리더’라는 평판을 받고 있다면 이는 엄청난 노력을 기울였다는 의미다. 프로젝트 관리를 처음 시작한다면 익숙해지는 데 시간이 걸리기 마련이다. 효과적인 커뮤니케이터가 되기 위해 노력하고, 이해관계자의 성공에 관여하며, 책임감과 성실성을 유지한다면 더욱더 빨리 목표에 도달할 수 있다. 일단 그렇게 되면 프로젝트와 팀을 더 쉽게 이끌 수 있다.
9. 변화의 매개체
2020년에 배운 것이 있다면 변화는 불가피하고, 이는 비즈니스와 개인 모두에게 상당한 변화일 수 있다는 점이다. 프로젝트 관리도 예외가 아니다. 유능한 프로젝트 관리자는 이러한 변화를 파악하고 받아들이며, 프로젝트 계획에서 불확실성이라는 요소를 감안해야 한다. 또한 변화 관리 전문가와 긴밀하게 협력해야 한다. 이는 이해관계자가 변화에 적응하고 미래에 더욱더 잘 대비하는 데 도움을 줄 것이다.
10. 불확실성 속에서 일하는 역량
앞서 언급한 모든 특징은 자명하지만, 프로젝트 관리자를 진정으로 차별화하는 특징은 불확실성 속에서 일하는 역량이다. 이는 이제 필수적인 역량이 됐다. 업종, 규모, 복잡성과 관계없이 대부분의 프로젝트가 언젠가는 대처해야 할 불확실성에 직면할 것이기 때문이다. 예를 들면 외부적 제약부터 복잡성, 원격 프로젝트의 한계, 분쟁, 애매모호한 상황까지 이러한 불확실성에 거의 확실하게 마주칠 확률이 높다.
JWS 컨설팅 앤 리드 조이스(JWS Consulting and Read Joyce)의 수석 컨설턴트 조이스 월슨-샌포드는 조직의 변화에 접근할 수 있는 역량, 프로젝트가 문제에 빠지거나 문제를 일으킬 수 있는 시기를 파악하는 역량, 지연 및 위기, 예산 삭감으로 동요하지 않는 역량이 핵심이라고 전했다.
그는 “기술적 역량과 함께 대인관계 역량을 모두 높은 수준으로 갖춘 프로젝트 관리자는 찾기 힘들다”라면서, “그리고 여기에 불확실성 속에서도 일할 수 있는 역량까지 가미된다면 진정으로 유능한 프로젝트 관리자라 할 수 있다”라고 말했다.
