야후, 베스트바이(Best Buy)같은 유수 기업들이 재택근무 정책을 폐지한 지 1년이 지났다. 그러나 프리미어 글로벌 서비스 인터내셔널(Premiere Global Services International, PGi)의 설문 조사에 따르면, 이들 기업의 결정도 전세계적인 재택 근무 및 모바일 근무 트렌드를 꺾지는 못했다.
PGi의 설문 조사를 보면, 지난해 회사의 재택근무 정책이 바뀌지 않았다고 대답한 사람이 89%였다. 정책이 바뀐 곳들 중에서도 6%만이 기존의 프로그램을 완전히 종결했다고 응답했다.
이번 설문조사 결과는 수 년간 PGi가 내려온 결론과도 일치한다고 PGi의 전략 및 커뮤니케이션 부대표 션 오브라이언은 말했다.
“응답자의 과반수 이상은 재택근무가 회사와 직원 모두에게 득이 되는 윈윈 전략이라 답했고, 82%가 재택근무 이후 업무 관련된 스트레스를 적게 느끼는 것으로 나타났다”고 오브라이언은 설명했다.
“스트레스가 줄어드니 근무 의욕과 생산성이 증가하고, 결근은 낮아져서 결국 기업에게도 이득이 됐다”고 오브라이언은 말했다.
게다가 직원들이 재택근무를 하는 만큼 필요한 건물 면적도 더 적고 인프라에 들어가는 비용도 줄어들게 된다. 또 출퇴근하는 직원들이 줄어들면 통근시간에 자동차를 몰지 않게 되므로 환경에도 도움이 된다.
일주일에 두 번 통근하는 직원의 경우 일 년에 3,800달러가 절약된다. 또 텔레워크 리서치 네트워크(Telework Research Network)의 조사 결과에 따르면, 직원들이 종일 재택근무할 경우 직원 한 명당 연간 1만 1,000달러의 비용이 절약된다고 오브라이언은 설명했다.
재택근무 하는 직원들 관리하기
재택근무 직원들을 어떻게 관리할 지에 대해 전문가들이 의견을 내놨다. 가트너의 리서치 부대표 잭 산토스는 최근 열린 온라인 회의 ‘원격 및 모바일 근무 성공 사례(Best Practices for Remote and Mobile work)’에서 “생산성 향상을 위해 재택근무에 대해 잘 알고 도입을 고려해봐야 한다”고 밝힌 바 있다.
그렇지만 재택 근무가 예기치 못한 결과를 초래할 수 있음을 알고 이런 문제를 해결할 전략도 미리 세워둬야 한다고 그는 덧붙였다.
원격 가상 비서 채용 전문업체인 저추얼닷컴(Zirtual.com)의 CEO이자 창립자 매런 도노번은 특히 재택근무 직원을 관리할 때 중요한 문제 중 하나는 보안이라고 지적했다.
“직원들이 전부 회사에서 일할 때는 보안 측면을 무시하기가 쉽다. 특히 회사에서 허가 받은 테크놀로지를 이용할 경우에는 더 그렇다. 그렇지만 재택근무는 다르다. 재택근무 직원들은 기업 데이터, 정보, 자원 등에 접근할 수 있지만 그들이 그 정보를 어떻게, 어떤 기기에서 사용하고 있는지를 꾸준히 관리하기란 쉽지 않다. 게다가 그들이 사용하는 기기가 안전한지도 확실치 않다”라고 도노번은 설명했다.
비밀 유지 조항을 반드시 계약서에 포함시키고 각 직원의 출신 및 배경을 조사해두는 것도 보안 문제를 예방하는데 도움이 된다고 그는 조언했다. 그러나 물론 가장 중요한 것은 소통이다.
효과적으로 소통하기 위해서는 각 팀원들이 직업적으로, 그리고 개인적으로 어떻게 관계를 맺어가는지 이해해야 한다고 도노번과 가트너의 산토스는 입을 모아 얘기했다. 틈 날 때마다 팀원들이 개인적 친분을 쌓을 수 있는 기회를 제공함으로써 근무 의욕과 생산성을 향상시킬 수 있고, 또 각기 떨어져서 일하는 팀원들 간의 동료 의식을 길러줄 수 있다.
직원들간의 유대감, 협력 등을 강조할 필요가 있다고 산토스는 말했다. 이는 개인적 관계를 맺을 때 생겨난다. 따라서 직원들끼리 서로 개인적으로 알아가려는 시도를 일에 방해된다고 말릴 것이 아니라 오히려 팀의 성과를 올릴 수 있는 방법으로 장려해야 한다고 그는 전했다.
“처음 만나서 하는 대화들, 서로 아이는 몇 명인지, 어떤 TV 프로그램을 즐겨 보는지, 어떤 스포츠를 좋아하는지 등의 대화가 사실은 상호간의 신뢰를 쌓고 관계를 공고히 해 나가며 ‘문맥적 지식’을 갖는데 도움이 된다”고 산토스는 강조했다.
“이런 대화를 통해 회의에 참석한 사람들은 서로를 동료 직원으로서뿐만 아니라 같은 아버지로서, 그리고 ‘사람 대 사람’으로 친해질 수 있다. 이런 유대감은 신뢰의 기반을 쌓는데 아주 중요하다”고 그는 말했다.
“재택근무 인력을 관리하는데 신뢰는 가장 중요한 부분이다. 그리고 신뢰를 쌓으려면 지속적이고, 개방적이며 진솔한 소통과 피드백, 투명하고 신뢰할 수 있는 책임감이 필요하다”고 도노번은 밝혔다.
분명한 방향을 제시하고 결과에 주목해라
하지만 협력과 소통에만 너무 치중한 나머지 분명한 방향과 기대치를 제시해주는 것을 잊어버려서는 안 된다고 도노번은 경고했다. 분명한 절차와 데드라인을 정해놓고 효과적이고 효율적으로 업무를 처리하도록 해야 하며 업무 중 발생하는 장애물이 있으면 이 역시 신속히 처리할 수 있어야 한다고 그녀는 말했다.
“우리 회사에서는 주간 ‘스탠드-업 콜(stand-up call)’이라는 제도를 통해 직원들과 연락해 직원들이 하고 있는 일과 프로젝트 진행 상황을 파악하고, 어떤 점이 문제가 되고 무엇을 필요로 하는지 등을 알아본다”고 도노번은 말했다.
재택근무 직원들은 다른 동료나 팀에서 어떤 일을 하고 있는지 제때 파악하기 어려우므로 프로젝트 매니지먼트 소프트웨어를 반드시 사용해야 한다고 그녀는 덧붙였다.
“직원들이 다른 팀에서 어떤 일을 하고 있는지 궁금해하는 경우가 많다. 다른 사람들이 일을 안 하고 게으름을 피우고 있을까봐 그러는 것이 아니라, 재택근무를 하게 되면 프로젝트의 전체적인 그림을 파악하기 어렵기 때문”이라고 도노번은 설명했다. 주간 전화통화 외에도 구글 행아웃(Hangouts), 스카이프(Skype) 등 가상 미팅 툴을 이용해 직원들간의 소통을 도모할 수 있다.
뿐만 아니라 가끔이라도 오프라인 회의, 행사, 모임 등을 개최해 팀원들간의 협력, 소통의 분위기를 조성해줘야 한다고 도노번은 덧붙였다.
가트너의 산토스도 “기회가 있을 때마다 직원들간의 친목을 장려해야 한다. 물론 일 자체에만 신경쓰기에도 부담이 크지만, 그걸 넘어서서 동료들 간의 연결고리를 찾을 수 있도록 해주는 것이 중요하다”며 이에 동의했다.
