IT팀 생산성 최적화는 항상 어려운 일이지만 최근의 이례적인 비즈니스 환경에서는 더욱 어려울 수 있다. 그러나 긍정적인 측면에서 보면 현재의 엄청난 압박 속에서 성공해낸다면 더욱 강력한 인상을 남길 수 있을 것이다. 특히 어려운 시기에 IT팀 생산성을 최적화하는 7가지 방법에 대해 알아본다.
개방성과 가용성을 유지하라 닫혀 있는 사무실 문 뒤에 숨어 있을 때가 아니다. 분석 소프트웨어 기업 SAS의 CIO 제이 업처치는 “리더십의 소프트 측면이 현재 그 어떤 것보다도 생산성에 큰 영향을 미치고 있다”라고 말했다.
업처치는 팀원들과 조기에 자주 소통하고 공감하며 매일 시간을 내어 열심히 일한 것에 대한 감사를 표하라고 조언했다. 그는 “이를 통해 어려운 시기에도 IT생산성이 높게 유지할 수 있을 것이다”라고 설명했다.
또한 지금은 권력을 휘두를 때가 아니다. 출근 기록표와 기타 지표가 유용한 성과 지표이긴 하지만 처벌이 아니라 지원과 계획의 메커니즘으로 여겨야 한다고 결제 솔루션 제공 기업 인제니코(Ingenico)의 글로벌 학습 책임자 스티브 크로우(Steph Crowe)가 말했다.
“지금은 사람들을 확인하는 것이 아니라 그들과 소통할 때다”라고 그는 말했다.
차분하고 안정감을 유지하라 IT팀원은 리더가 지도와 지원을 제공하기를 기대한다. 따라서 리더가 자제력을 잃거나 망설이는 것처럼 보이지 않는 것이 중요하다. "자신과 자신의 불안을 부지런히 모니터링하라."고 시러큐스 대학교의 MJWSM(Martin J. Whitman School of Management)의 마케팅/소통 부학장이자 CIO인 케빈 J. 베일리가 조언했다.
불안이 마이크로 매니지먼트(미시 관리)로 이어져서는 안 된다. 그는 “당신이 팀이 하는 일을 신뢰하지 않는다는 느낌을 주면 의욕이 크게 꺾일 수 있다”라고 말했다.
세계적인 혼란 속에서도 안정적인 현장 및 재택근무 환경을 조성하는 것이 중요하다. 이메일 보안서비스 제공기업 직스(Zix)의 CIO 쉴라 카펜터는 “모두가 이 팬데믹과 관련된 개인적인 문제를 해결하고 있기 때문에 차분함을 유지하고 팀에게 모바일 인력에 적응하는 데 도움이 되는 지침을 제공하려 노력하는 것이 중요하다. 비즈니스 측면에서는 위기 계획을 세우고 비즈니스 연속성을 확보하는 것이 무엇보다도 중요하다”라고 말했다.
팀과 긴밀히 연락하라 현 위기 속에서 IT팀이 줌, 웹엑스, 슬랙, 마이크로소프트 팀즈 등의 의사소통 및 협업 기술을 통해 리더 및 동료들과 지속적으로 연락하는 것이 중요하다. 정확한 프로젝트, 티켓, 과업 관리는 모두가 최우선 순위 항목부터 처리하도록 하는 데 핵심적이다.
가상 법률기업 VLP 로 그룹(Law Group)의 설립자 겸 경영 파트너 팀 바우어스는 “IT팀은 가장 중요한 최종 사용자 문제를 위한 문제 분류 프로세스를 구성해야 한다. 우리의 IT팀도 티켓 및 과업의 진척상황을 추적하고 기록하기 위해 특정 방법을 사용하여 한 사람이 과업을 진행하고 다른 사람이 이어서 원활하게 진행할 수 있도록 하고 있다”라고 제안했다.
팀으로써 계획적이며 주기적으로 확인하자. 휘트먼 경영대학원(Whitman School of Management, WSM)의 IT사업부는 매일 오전 같은 시각에 팀 회의가 예약되어 있다. 베일리는 “모두가 카메라를 갖고 있기 때문에 서로 얼굴을 볼 수 있다. 모두가 휴일을 만끽하기 위해 질문에 대한 답변을 얻을 때이다”라고 말했다.
베일리는 그가 생산성, 전문성, 기타 긍정적인 행동을 촉진하기 위해 고안된 정기적인 일상활동을 유지하느라 분투하고 있다고 말했다. 특히 화상회의는 참가자들이 머리를 빗고 적절한 옷차림을 갖추도록 하는 효과도 있다. 베일리는 “심리적으로 ‘출근’ 준비를 하는 데 도움이 된다”라고 말했다.
지속적으로 조율하라 비즈니스 우선순위가 지속적으로 바뀌는 상황에서 IT리더들은 모든 팀원들이 자신의 과업에 대해 인지하고 이를 처리하는 방법과 시기에 관해 알고 있는지 확인해야 한다.
관리형 서비스 및 클라우드 서비스 제공기업 캐러셀 인더스트리즈(Carousel Industries)의 CTO 제이슨 비에라는 “우선순위가 순간순간 바뀌고 있다. 이런 과도기에 자신의 그룹이 무엇이 중요한지 알고 있다고 가정해서는 안 된다”라고 말했다.
그는 이어 “우선순위를 명확히 설명하고 모두에게 진척(성공) 측정 방식에 관해 알려라. 또한 직원들에게 미래의 과업뿐 아니라 완료된 업무에 대해서도 지속적으로 알려라. 이를 통해 모두가 적절한 목표에 계속 집중할 수 있다”라고 설명했다.
또한 비에라는 업무 그룹을 관리 가능한 규모로 유지하는 것의 중요성을 강조했다. 그는 “컨퍼런스 플랫폼에 토론실 기능이 있다면, 이를 활용하여 사람들이 더 광범위한 대화에서 탈선하지 않고 소집단으로 대상 문제에 관해 대화할 수 있도록 하라”라고 조언했다.
또한 팀원들에게 그룹 회의 중 이메일 또는 문자 메시지 처리 등의 부수적인 작업을 수행하지 않도록 요청해야 한다. 비에라는 “논의에 집중함으로써 모두가 더 많은 것을 달성하게 된다”라고 말했다.
효율적인 프로세스를 수립하라 크로우는 IT팀원들에게 어려운 과업을 할당하는 계층화된 지원 접근방식을 이용하라고 조언했다. 그녀는 “방법론에 대한 질문과 반복적인 문제는 간략하면서도 관련성 있는 업무 지원 또는 인포그래픽 또는 지식 기반을 통해 간편하게 접근할 수 있는 간략한 교육 비디오 등을 이용해 지원해야 한다. IT팀원들이 어려운 문제해결 문제를 고민하도록 만들라. 어쨌든 기술을 사랑하는 우리 같은 사람들이 즐기는 일이다”라고 말했다.
잘 수립된 티켓 관리 시스템은 보통 IT 생산성을 최적화하지만 팀원들의 위치가 분산되어 있을 때 가치가 배가된다. 회계 및 컨설팅기업 베이커 뉴먼 노이스(Baker Newman Noyes)의 비즈니스 및 기술 실무 수석 일로나 데이비스는 “시스템 또는 애플리케이션이 최고일 필요는 없다. 요청을 추적하고 모든 팀원들이 확인할 수 있으며 IT직원을 업무에 할당하고 그 과정에서 업무 진행 상태를 업데이트하는 기능만 있으면 된다”라고 말했다.
보험회사 아플락(Aflac)의 수석 부사장 겸 CDIO 리치 길버트는 현재의 위기 때문에 그의 애자일팀들의 업무 방식을 재고해야 했다고 말했다. 그는 “애자일 IT팀은 마이크로소프트 팀즈와 슬랙 등의 협업 도구를 사용하여 프로젝트 속도를 유지해야 했다. 팬데믹 혼란 중에도 납품 측면에서 전반적으로 생산성이 유지됐다”라고 설명했다.
자동화는 IT리더가 사내 직원들에게 의존하지 않고 생산성을 극대화하는 또 다른 방법이다. 바우어스는 “보편적인 작업과 해결책을 자동화하고 기기를 원격으로 모니터링 및 관리하면 효율성이 크게 증가한다”라고 말했다.
그는 이어 “우리 팀의 경우 원격 노트북에 디스크 공간 부족 경고가 표시되면 자동으로 티켓이 열리고 스크립트를 실행하여 불필요한 임시 파일을 삭제한다. VLP도 스크립트화 된 자동화를 사용하여 구형 앱을 제거하고 새로운 대체재를 설치한다. 이를 통해 우리 팀은 최종 사용자에 대한 영향을 줄이면서 주말에 새 앱을 설치할 수 있다”라고 말했다.
업적을 인정하고 보상하라 크고 작은 업적을 인정하면 개인 및 팀 업무가 모두 중요하다는 점을 확인시켜 줌으로써 생산성이 촉진된다. 길버트는 “이런 종류의 소통은 직원 참여 및 전반적인 생산성을 유지하는 데 큰 역할을 한다”라고 조언했다.
거의 모든 팀원들이 재택근무하고 있는 상황에서 길버트는 직원 참여를 유지하고 사기를 높이기 위해 창의적인 방법을 고안해야 했다고 인정했다. 그는 “화상회의를 통해 가상 해피아워를 가졌고, 사업부 전체에 화상 메시지를 전송했다. 나도 나의 팀과 출석을 확인한다”라고 밝혔다.
바우어스는 다양한 업적에 대해 팀원들에게 간단한 보너스를 제공하라고 조언했다. 그는 “예를 들어, 최종 사용자가 기술지원 직원에게 좋은 점수를 주면, 약간의 상금을 받게 된다”라고 설명했다.
또한 바우어스는 팀원들이 동료 또는 고객에게 평균 수준 이상의 지원을 제공하는 것에 대해 서로 약간의 현금 보상을 제공하는 것을 허용하는 아이디어도 선호한다고 전했다. 그는 “이런 상은 기프트 카드나 다른 상품으로 바꿀 수 있다”라고 말했다.
지원하라 건전한 일-생활 균형 유지의 중요성을 강조하면 팀원들이 지원과 인정을 받고 있다고 느끼게 된다. 카펜터는 “이런 어려운 시기에 유연성을 제공하고 변화하는 일정 또는 가정 생활 우선순위에 공감하면 직원들이 생산성을 유지하는 데 도움이 된다”라고 조언했다.
각 직원의 고유한 환경을 고려할 필요가 있다. 예를 들어, 아이들이 집에 머무르는 등 개인적인 상황 때문에 일정을 변경해야 할 수도 있다고 데이비스가 말했다. 그녀는 “IT리더는 재택 환경을 지원하는 기술부서에 합당한 유연성을 포용하고 이에 맞추어 기대치를 조정해야 한다”라고 말했다.
