코로나19로 인한 팬데믹 위기 때문에 느닷없이 재택근무를 하게 된 사무직 직장인과 지식 노동자가 많다. 재택근무라는 개념은 새롭지 않지만, 코로나바이러스 위기가 진정된 후에도 큰 사무실 건물이 필요 없다는 판단을 내릴 고용주, 매일 몇 시간을 출퇴근에 낭비하면서 사무실에서 일할 필요가 없다는 점을 깨닫게 될 직장인이 많아질 것이다.
그래서 임시로 집안에 사무 공간을 마련한 사람이 많다. 하지만 어디까지나 임시이기 때문에 장기적인 ‘홈 오피스’로 쓰기에는 적당하지 않을 것이다. 적절한 장비와 기기를 갖추고 인체공학적 업무 공간을 만드는 것은 아주 중요하다.
특히 나쁜 업무 환경으로 인한 반복사용 긴장 증후군(Repetitive Strain Injuries. RSI)을 예방할 필요가 있다. 20년 전 RSI를 앓았고, 1년 전 가까스로 재발을 피한 필자는 RSI를 피하면서 일을 하려면 어떻게 해야 하는지 잘 알고 있다. 경영자도 유념해야 한다. RSI 등의 질병으로 직원은 보상 청구까지 고민하게 되고, 생산성도 줄어든다.
이상적인 홈 오피스 환경
재택근무가 길어질 경우에는 집안에 별도 공간을 만들어 안정적 재택근무용 공간을 꾸미는 것이 가장 좋다. 효율적이면서도 안전한 장기적 재택근무 공간을 만드는 방법을 소개한다.
전용 공간을 마련하라
책상과 컴퓨터 기기를 놓을 수 있고, 문을 닫아서 일과 생활을 분리할 수 있는 작은 방을 홈 오피스로 사용하는 것이 가장 좋다.
대부분은 남는 공간이 없지만, 기존에 쓰던 다른 방을 홈 오피스 겸용으로 사용할 수 있을 것이다. 공간과 예산이 허용한다면 접어 벽장에 넣을 수 있는 머피 침대를 설치하는 것도 좋은 방법이다. 베란다나 팬트리, 조경 용품을 보관하는 창고 등도 2개 용도로 쓸 수 있다.
일상 생활에서 분리할 전용 공간이 없다면, 가능한 나머지 가족들로부터 방해를 받지 않고 방해를 주지도 않는 ‘틈새’ 공간을 찾아본다.
일하기에 적합한 높이를 찾아라
업무 공간에 일하기 적합한 높이의 책상이나 테이블이 필요하다. 산업 기준에 따르면, 바닥에서 책상 표면까지의 적절한 높이는 74cm정도다. 키가 큰 사람들은 더 높은 책상, 키가 작은 사람들은 더 낮은 책상이 적합하다. 발판에서 높이를 조절할 수 있는 책상과 테이블도 많다.
그러나 산업 기준은 키보드와 마우스가 아니라 종이를 놓고 필기를 할 때의 높이를 규정하고 있다. 키보드를 수납하는 서랍이 책상이나 테이블 높이보다 몇 cm 낮게 책상 아래에 붙어 있는 형태인 이유가 여기에 있다.
가능하다면 키보드와 마우스 트레이(둘 모두를 사용할 수 있을 정도로 충분히 넓어야 함)가 장착된 책상이나 테이블을 준비하는 것이 좋다. 그렇지 않다면 책상을 키보드 트레이 높이로 낮춰야 한다. 종이에 필기를 해야 할 때면 표면이 매끄러운 얇은 커팅 보드를 구할 수도 있다.
똑바로 앉았을 때 팔뚝이 지면과 평행이 되고, 타이핑을 하거나 마우스를 쓸 때 손목이 구부러지지 않는 정도가 적절한 높이이다. 손목 윗부분이 팔뚝 윗부분과 같은 면에 있어야 하며, 이 상태에서 손가락이 키보드까지 약간 늘어져 있는 상태가 되어야 한다. 장기간 손목이 구부러진 상태로 일을 하면 RSI 등의 통증과 질병을 유발할 수 있다.
적합한 높이의 모니터
홈 오피스에도 사무실처럼 큰 모니터 1~2개를 설치하는 것이 좋다. 필자는 에이수스와 에이서의 25인치, 27인치 모니터를 갖고 있다. 보통 잘 알려진 브랜드의 모니터가 품질이 높다. 가능한 싸구려 모니터만 피하면 된다. 해상도가 너무 낮으면 화면이 흐릿해 오랫동안 사용할 때 눈이 금세 피로해지기 때문이다.
해상도는 보통 QWXGA, QHD, WQHD, 4K UHD 중에서 선택하면 된다. 디스플레이 연결 포트 종류에 따라 화면 해상도에 제한이 있다. 보통 가장 많을 HDMI 1.x의 해상도는 모니터 크기에 상관없이 1920ⅹ1200으로 제한된다. 따라서 25인치보다 큰 모니터는 화면이 조금 흐릴 것이다.
사용하는 컴퓨터의 영상 지원 사양을 알아본 후, 이 사양의 최대 해상도를 지원하는 모니터를 선택한다. 최고의 비디오 품질을 얻으려면, HDMI 2.x나 3.x, 디스플레이포트, USB-C로 디스플레이를 연결하는 컴퓨터와 모니터를 구입하는 것이 좋다. 회사에서 제공한 노트북 등 업무용 컴퓨터가 있을 것이므로, 참고해서 사양이 일치하는 모니터를 구한다.
모니터는 의자에 똑바로 앉았을 때 정면에 오도록 설치해야 한다. 눈높이가 모니터 맨 위에서 25~30% 아래에 위치해야 한다. 그래야 계속 어깨를 움츠리지 않고, 그리고 등을 똑바로 세우고 일을 할 수 있다. 관절이나 근육 등 업무로 인한 질병을 막을 수 있는 간단한 방법이다.
모니터를 적절한 높이에 둘 때 모니터 받침대가 필요할 수도 있다. 필자는 2개를 쓰고 있다. 다른 물건을 놓아두기도 좋다. 높이 조절이 되는 모니터가 도움이 되겠지만, 그 경우에도 받침대가 필요할 수도 있다.
팁: 책상 표면에서 모니터까지 높이가 적절한지 측정을 한다. 그래야 모니터를 눈 높이보다 25~30% 높은 곳이 어디쯤인지 모니터 스탠드의 높이를 파악할 수 있다.
좋은 의자를 선택하라
의자의 품질이 나쁘면 건강에 악영향을 미칠 수 있다. 식탁 의자, 접이식 간이 의자는 높이가 적당하지 않고, 올바른 자세로 앉기 힘든 경우가 많다.
경제 사정이 허락한다면 몸과 업무 공간에 딱 맞게끔 섬세하게 조절할 수 있는 에어론(Aeron) 같은 전문 사무용 의자를 구입하는 것이 좋지만, 이 의자는 보통 600달러가 넘는다. 하지만 더 저렴하게는 150~250달러가량 투자해도 쓸 만한 의자를 구입할 수 있다. 가능하다면 직접 앉아본 후 구입한다. 인터넷에 있는 사진만으로는 적합한지 알기 어렵다.
높이를 조절할 수 있고, 바퀴가 달려 있고, 등 아래를 받쳐주는 의자를 구입한다. 여기에 더해 경사와 팔 받침대 높이, 경사 조절 기능이 있다면 더 좋다. 팔 받침대는 정확히 사용했을 때에만 도움이 된다.
아래 팔뚝이 팔 받침대에 가볍게 놓인 상태가 되어야 한다. 팔이 받침대에 압력을 주는 상태가 되면 안 된다. 팔 받침대는 기본적으로 올바른 자세를 하라고 알려주는 역할만 하는 것이 좋다.
좋은 조명을 찾자
업무 환경이 생산성에 미치는 영향을 생각할 때 의외로 조명은 소홀하기 쉬운 구성 요소다. 신문을 읽고 물체를 식별하기에 충분한 간접 조명을 설치하는 것이 좋다. 통상 천장 등처럼 머리 위에 조명이 있는 것이 가장 좋다.
간접 조명은 직접 가시 범위 밖에 있는 조명을 의미한다. 조명은 모니터에 반사되지 않는 위치에 둬야 한다. 책상 옆이나 뒤에 창문이 있으면 모니터가 햇빛을 강하게 반사할 수도 있다. 자연 조명이 가장 좋지만, 반사가 일어나거나 눈이 부시지 않도록 차양이나 커튼을 사용하는 것이 좋다.
같은 이유로 모니터 바로 옆에도 조명을 두지 말자. 보조 조명이 필요할 수도 있지만, 가능하다면 모니터에 반사가 되지 않는 장소, 직접 가시 범위 밖의 장소에 설치해야 한다.
모니터는 너무 밝아도, 또는 너무 어두워도 눈이 금방 피로해진다. ‘너무 밝은’, ‘너무 어두운’ 정도는 주관적인 개념이다. 그러나 일반적으로 모니터 밝기는 주변 조명보다 조금 더 밝아야 하고, 주변 조명은 다른 추가 조명 없이 종이 문서를 읽기에 충분한 정도를 말한다.
인터넷 속도가 빠를 수록 좋다
최소한 50Mbs의 속도가 보장되어야 한다. 인터넷을 사용하는 사람들이 많을 수록, 더 속도가 빠른 인터넷 서비스를 사용하는 것이 좋다.
실내 대역폭도 중요하다. 가장 좋은 연결 방식은 유선 이더넷 연결이다. 가능하면 이더넷 케이블로 모뎀과 컴퓨터를 연결한다. 영상이나 대역폭을 많이 사용하는 일을 할 때 특히 중요한 요소다. 기본적인 사무 업무는 와이파이로도 충분하다. 그러니 컴퓨터를 모뎀에 직접 유선 연결할 수 없을 경우에만 와이파이를 사용하자.
두 경우 모두, 유선 연결은 최소 100Mbps(몇 년 전부터 1Gbps가 대부분), 무선 연결은 802.11n 이상(802.11ac를 권장)을 지원하는 현대적 기기를 갖춰야 한다. 대부분의 와이파이 공유기는 802.11ac와 802.11ax(Wi-Fi 6) 같은 최신 표준과 (구형 스마트폰과 일부 홈 오토메이션 기기 등)구형 기기에서 여전히 사용되는 802.11b 같은 표준을 모두 지원하는 듀얼밴드 공유기일 것이다.
기타 기기 및 장비 갖추기
키보드와 마우스, 또는 터치패드가 필요하다. 외장 모니터를 사용한다면 노트북 컴퓨터를 접어 한쪽 구석에 놓아둘 것이다. 이 경우, 노트북 컴퓨터의 키보드와 트랙패드를 사용하기 불편할 수 있다. 키보드와 마우스, 터치패드/트럭패드는 잘 반응하고, 손 크기에 맞고, 자세에 높이가 맞을 수록 좋다. 무선 키보드와 마우스는 선 정리가 필요 없다는 장점이 있지만, 충전과 배터리 교체에 신경을 써야 한다.
여러 사람이 같이 사용하는 공간에서 일을 한다면 헤드셋에도 투자해야 한다. 그래야 온라인 회의를 할 때 다른 가족 구성원이 내는 소리가 회의에 방해를 주지 않는다. 주변 소음은 일에 큰 방해가 되기 때문이다.
이때 스마트폰을 목에 걸고 사용해서는 안 된다. 신경이나 근육이 긴장되는 문제를 초래하기 때문이다. 책상에 놓는 구형 집 전화를 사용하고 있다면 3.5mm~2.5mm 어댑터가 있는 헤드셋을 구입한다. 그래야 2.5mm 전화 헤드셋을 컴퓨터의 3.5mm 오디오 잭에 연결할 수 있다. 또, 컴퓨터와 모니터, 도킹 시스템이 오디오 출력만이 아닌 쌍방향 오디오(마이크와 헤드셋)를 지원하는지 확인한다.
헤드셋 대신 유선, 무선 이어폰을 이용할 수도 있다. 그러나 인-이어 방식 이어폰은 오래 쓰면 불편할 수도 있다. 대조적으로 헤드셋은 쿠션 패드가 귀를 덮는다. 또한, 무선 이어폰은 일반적으로 마이크의 오디오 품질이 나빠, 회의 때 상대방이 말을 알아듣기 힘들게 만든다. 이어폰은 만일의 경우에 사용하기에는 좋다. 그러나 몇 시간씩 이어지는 긴 회의라면 헤드셋이나 컴퓨터 오디오를 사용한다.
도킹 스테이션은 노트북 컴퓨터를 이용할 때 유용하다. 컴퓨터와 다른 기기를 연결해 사용하다가, 출장을 가거나 사무실에 출근을 할 때에는 노트북 컴퓨터만 연결을 해제해 휴대할 수 있다. 대부분의 업무용 윈도우 노트북 컴퓨터에서 도킹 스테이션을 사용할 수 있다. 맥북 사용자는 OWC 도킹 스테이션 같은 제품을 구입할 수 있다.
이제 사무실 종이 사용량은 많이 줄었다. 필자도 마찬가지다. 그렇지만 홈 오피스용으로 다기능 프린터/복사기/스캐너를 구입할 것을 추천한다. 브라더(Brother)나 HP 레이저 프린터는 가격이 매우 저렴한 편이고 인쇄와 복사, 스캔에 사용할 수 있는 복합기다. 레이저 프린터 운영비는 잉크젯보다 저렴해 몇 년간 쓸 수 있고, 잉크젯 프린터처럼 자주 사용하지 않을 때 잉크가 마르는 문제가 없다.
필자의 다기능 프린터에는 팩스 전송용 팩스 포트가 있다. 여기에 집 전화선을 연결해 사용하고 있다. 이 프린터는 팩스를 식별, 다른 통화는 전화기로 보낼 수 있다. 팩스를 사용하지 않은 지 오래되었지만, 필요한 경우에는 팩스를 지원하는 다기능 프린터를 구입한다.
전기가 끊겨도 컴퓨터 기기에 문제가 없는 경우가 대부분이지만, 자연 재해로 인한 피해가 걱정된다면 서지 프로텍터(surge protector), 데스크톱 컴퓨터의 경우에는 UPS(uninterruptible power supply)가 내장된 멀티탭을 고려할 수 있다. 노트북 컴퓨터는 배터리가 내장되어 있기 때문에 UPS가 필요 없다. 데스크톱 PC에서는 작은 UPS가 작업 내용을 저장한 후 컴퓨터를 종료할 수 있도록 짧은 시간을 벌어준다. 큰 UPS는 1시간 이상 작업을 더 할 수도 있다. 그러나 정전이 되면 인터넷도 끊기기 때문에 필요성이 줄어들 것이다.
컴퓨터 백업도 추천한다. 윈도우 10의 백업 및 복구는 맥OS의 타임머신처럼 쉽게 백업을 지원하는 기능이다. 따라서 외장 드라이브를 구입해 사용하는 것이 좋다. 더 좋은 백업 방법은 작업 내용을 모두 원드라이브나 아이클라우드 같은 클라우드 서비스에 저장하는 것이다. 노트북을 분실하거나 컴퓨터가 고장나도 다른 컴퓨터에서 작업 내용을 쉽게 복구할 수 있다.
맥과 윈도우 PC는 클라우드에 저장한 작업 내용이 로컬 사본으로 유지되도록 기본값이 설정되어 있다. 따라서 인터넷이 끊겨도 계속 작업을 할 수 있으며, 인터넷이 연결된 후 다시 동기화된다. 클라우드 스토리지와 물리적 백업을 병행하는 것이 가장 좋다.
원드라이브를 사용하는 경우, 파일 사본을 컴퓨터가 아니라 필요할 때마다 클라우드에서 가져오는 ‘파일 온 디맨드’ 기능을 이용하지 않는 것이 좋다. 로컬 백업이 더 현명한 방법이다.
여행이나 출장에 필요한 것들
출장을 다닐 때마다 홈 오피스를 가지고 다닐 수는 없다. 그러나 업무 공간을 개선해서 노트북 컴퓨터로도 효율적으로 일하는 방법을 찾을 수는 있을 것이다.
접을 수 있는 모니터 스탠드나 베드 테이블, 노트북 스탠드 같은 보조 기기는 집에서도 부엌 테이블 등의 임시 공간에서 일할 때 매우 유용하다. 특히 대형 모니터를 연결해 사용할 수 있는 경우라면 더 그렇다. 출장 시 인체공학적인 업무 공간을 만드는 데 가장 중요한 도구는 접을 수 있는 모니터 스탠드이다. 접을 수 있는 베드 테이블도 마찬가지이다. 접었을 때 너무 두껍지 않은 제품을 구입해야 한다. 여행 가방에 집어넣을 수 있을 정도의 크기를 추천한다.
호텔에 비치된 책상이나 다른 사람의 사무실을 이용해야 할 때는 책상, 테이블, 의자를 직접 선택할 수 없다. 외장 모니터도 사용할 수 없는 경우가 많을 것이다. 그러나 접을 수 있는 모니터 스탠드를 이용하면 노트북 컴퓨터 화면의 높이를 적절히 조절할 수 있다.
테이블이나 책상의 높이, 의자의 종류에 따라 스탠드와 함께 책 등을 이용해야 할 수도 있다. 적합한 높이로 조절을 할 수 없는 경우, 높이가 높은 쪽이 조금 더 좋다.
작아서 여행 가방에 집어넣기 좋은 휴대용 키보드와 마우스가 필요할 수도 있다. 무선 기기라면 비행기 위탁 수하물로 취급할 때 배터리를 제거해야 하고, 배터리를 제거할 수 없다면 기내에 휴대해야 한다.
필자는 출장 때 어댑터를 담은 작은 가방도 챙긴다. 대부분의 모니터, 회의용 디스플레이를 연결할 수 있는 영상용 어댑터다. 필자의 USB-C 지원 맥북은 영상 허브와 잘 호환되기 때문에 한 종류의 어댑터만 필요하지만, USB 플래시 드라이브, 다른 사람의 키보드와 마우스, 외장 드라이브와 연결할 경우를 대비해 USB-C-USB 2.0 어댑터도 함께 넣는다. 해외 출장에는 유니버설 파워 어댑터도 추가한다. 여기에는 스마트폰과 태블릿을 충전하는 USB 포트 2개가 있다
<출처 : CIO KOREA>
