평균 미국 직장인들은 매일 주고 받는 수백통의 이메일들로 한 주의 4분의 1을 보냅니다.
그렇지만, 정작 많은 직장인들이 여전히 어떻게 이메일을 적절히 사용하는지는 모른다고 한 커리어 코치는 말했습니다. 사실, 매일 읽고 쓰는 메세지의 엄청난 양 때문에, 난감한 실수를 더 하는 경향이 있는지도 모르고, 이런 실수들이 결국 나중에 아주 심각한 결과를 초래할 수도 있습니다.
다음은 꼭 알아야 할 가장 중요한 이메일 에티켓입니다.
1. 분명하고, 직접적인 제목을 써 넣을 것
바람직한 제목란의 예는 “회의 날짜 변경”, “프레젠테이션 관련 질문” 또는 “제안서에 대한 의견” 같은 것들입니다.
사람들은 대체적으로 제목을 보고 이메일을 열어볼지 말지를 결정합니다. 이메일을 읽는 사람이 그 이메일이 자신의 관심사나 업무적인 문제를 다루고 있다는 것을 알 수 있을만한 제목을 선택하는 것이 좋습니다.
2. 업무용 이메일 주소를 사용하세요.
회사관련 일을 하는 것이라면, 회사 이메일 주소를 사용해야만 합니다. 그렇지만, 혹시 자영업을 하던지 가끔 업무와 관련된 서신을 위해서 이던지 간에 개인 이메일 어카운트를 사용한다면, 조심해야만 합니다.
받는 사람쪽에서 정확히 누가 이메일을 보냈는지 알 수 있도록 항상 자신의 이름으로 전달하는 이메일 주소를 사용해야만 합니다. 절대로"babygirl@..." 이나 "beerlover@..." 와 같은 직장에서 사용하기에 적절하지 못한 이메일 주소는 쓰지 마세요.
3. ‘전체답장’을 누르기 전에 한 번 더 생각할 것
그 누구도 자신과 상관도 없는 20명으로부터 온 이메일을 읽고 싶어하지는 않을 것입니다. 그럼에도, 스마트폰에 뜨는 새 이메일 알림이나 컴퓨터 화면에 귀찮은 팝업 메세지를 받는 식으로 이 이메일은 무시하기 어려울 수 있습니다.
자신의 이메일 리스트에 있는 모든 사람들이 그 이메일을 받을 필요가 있다고 생각될지라도 “전체답장”을 누르는 것은 되도록 삼가하세요.
4. 사무적인 인사말을 사용할 것
"이봐 얘들아(Hey you guys)," "어이 야(Yo)," 또는 "여러분 안녕(Hi folks)"과 같은 구어체 표현은 되도록 사용하지 마세요. 캐주얼한 인사말은 이메일에서 그다지 좋은 인상을 남기지 못합니다. ”Hey"는 매우 일상적인 격식에 얽매이지 않는 편안한 인사말이고, 일반적으로 직장에서는 사용하지 않습니다. 그리고 "Yo"도 적절하지 못합니다. 대신 "Hi"나 "Hello"를 사용하세요.
또, 누군가의 이름을 줄여서 부르지 마세요. 상대방이 “Mike”라고 불리기를 선호하는 것이 확실한 경우가 아닌 한 "Hi Michael”이라고 말하는 것이 맞습니다.
5. 감탄부호는 너무 많이 사용하지 말 것
감탄 부호를 쓴다면, 흥분된 감정을 전달하기 위해 하나 정도만 쓰도록 하세요.
사람들은 가끔 몹시 흥분해서 문장 끝에 많은 감탄 부호를 븥입니다. 그 결과, 너무 감정적이거나 미성숙한 사람처럼 보일 수 있습니다. 감탄 부호는 이메일 상에서 조금만 사용하는 것이 좋습니다.
6. 유머를 자제할 것
유머는 정확한 어조나 얼굴표정 없이는 잘 전달되기 어렵습니다. 업무상으로, 수신자를 잘 안다고 해도, 이메일에서 유머는 빼는 편이 좋습니다. 또,, 자신은 웃기다고 생각하는 것을 다른 누군가는 재미없어 할지도 모릅니다.
말로 할 때 재밌게 여겨지는 것도 글로 쓸 때는 매우 다를지도 모릅니다. 확실치 않을 때는 아예 쓰지 마세요.
7. 다른 문화적 배경을 가진 사람은 달리 말하고 쓴다는 것을 알 것
잘못된 의사전달은 문화적 차이 때문에 생길 수 있습니다. 특히, 서로의 바디랭귀지를 볼 수 없는 이메일에서는 더 더욱 의사전달이 바로 되지 않을 수 있습니다. 받는 사람의 문화적인 배경을 잘 이해하는 것에 이메일을 맞추세요.
유념할 만한 것은 하이컨텍스트 문화(일본, 아랍이나 중국)는 사업을 하기 전에 상대방을 알기를 원합니다. 그러므로, 이 나라로부터의 사업동료는 서면에서 좀 더 개인적이 되는 것이 일반적인지도 모릅니다. 다른 한편으로, 로우컨텍스트 문화(독일, 미국 또는 스칸디나비안) 사람들은 빨리 요점을 언급하는 것을 선호합니다.
8. 자신에게 온 이메일이 아니었다고 해도 회신할 것
자신 앞으로 온 모든 메세지에 회신하는 것 조차도 힘들지만, 잘못 보내 온 이메일에도 회신하도록 노력은 해봐야 합니다. 그 이메일이 뜻하지 않게 자신에게 보내졌을 때도 포함해서 말이죠… 특히, 만일 보낸 사람이 회신을 기다릴 만한 내용의 것이라면 더욱.
회신이 꼭 필요한 것은 아니지만, 좋은 이메일 에티켓으로 알맞습니다. 특히 이 사람이 당신과 같은 회사나 같은 업종에 종사하는 사람이라면, 더욱 회신을 할 필요가 있습니다.
회신의 예로 “매우 바쁘신 것을 잘 알지만, 제 생각에 이 이메일을 제게 보내려고 하신 것은 아닌 것 같아 보입니다. 그래서 알려드리고자 회신드렸습니다.”와 같이 쓸 수 있습니다.
9. 모든 메세지는 교정할 것
이메일을 받는 사람이 당신의 실수를 놓칠 리 없을 것입니다. 그리고, 받는 사람에 따라, 그 실수로 당신을 판단할 지도 모릅니다.
맞춤법을 검사해주는 프로그램에 의지하지 마세요. 이메일을 보내기 전에 이메일을 몇 차례에 걸쳐 가급적이면 큰소리로 반복해서 읽고 또 읽으세요.
한 관리자는 '불편을 끼쳐 죄송합니다(Sorry for the inconvenience)'라고 쓸 생각이었는데, 철자 확인 프로그램에 의지한 채 그만 '요실금때문에 죄송합니다(Sorry for the incontinence)’라고 써서 보내버린 웃지 못할 일도 있었습니다.
10. 이메일 주소는 제일 마지막에 추가할 것
이메일을 뜻하지 않게 보내길 원하지 않을 것입니다. 글을 마치기 전에 먼저 교정을 봐야 할 것입니다. 받은 이메일에 회신할 때 조차도, 받는 이의 주소를 지우고 그 주소를 메세지를 보낼 준비가 되었을 때 주소를 다시 넣으세요.
11. 수신인을 제대로 선택했는지 한 번 더 확인할 것
이메일의 “To”란에 주소록으로부터 이름을 제대로 써 넣었는지 주의를 기울이세요. 실수로 이름을 잘못 선택해서 이메일을 받는 사람과 이메일을 보낸 자신도 매우 당황스러울 수 있는 상황이 생길 수도 있습니다.
12. 일반적인 폰트를 사용할 것
퍼플 코믹 산스(Purple Comic Sans) 폰트는 쓸만한 시간과 장소가 있지만, 업무상 이메일에는 폰트, 컬러 그리고 사이즈를 클래식한 것으로 유지하는 것이 좋습니다.
이메일은 다른 사람들이 읽기 쉬워야만 하는 것이 기본적인 룰입니다.
일반적으로, 10~12 포인트의 글씨 크기와 Arial, Calibri나 Times New Roman과 같은 읽기 쉬운 폰트를 사용하는 것이 가장 좋습니다. 색상으로는 검정색이 가장 안전합니다.
13. 말투를 주의할 것
농담이 알맞지 못한 번역으로인해 이해하기 어려운 것처럼, 말투 역시 목소리나 얼굴표정으로 부터의 전후사정 맥락 없이는 오해되기 쉽습니다. 그런 이유로, “straightforward”를 뜻한 것을 다른 사람들은 "angry and curt"한 것으로 이해하면서 의도가 좀 더 퉁명스럽게 나타나보이기 쉽습니다.
오해를 피하기 위해, "send" 버튼을 누르기 전에 자신이 쓴 메세지를 큰 소리로 읽어볼 필요가 있습니다. 만일 너무 차갑게 들린다면, 받아보는 이에게도 강하고 냉정하게 들릴 것입니다.
가장 좋은 것은 “failure," "wrong," 또는 "neglected”와 같은 부정적인 단어를 사용하는 것을 피하고, 항상 “please”와 “thank you”라고 쓰세요.
14. 비밀은 없으니 적절한 내용을 쓸 것
모든 전자 메세지는 흔적을 남긴다는 것을 기억해야합니다.
다른 사람이 보기 원치않는 것은 그 어떤 것도 쓰지마세요. 자신을 파멸에 이르게 할 정도의 내용이나 다른 이들에게 상처가 되는 내용의 글은 쓰지 마세요. 어쨌든, 이메일은 위태롭게 전달되기 쉽고, 난감하고 미안한 상황보다는 안전한 편이 낫습니다.
