현명하게 아껴라··· IT 예산 계획 실수 10가지

등록일: 02.08.2021 17:04:08  |  조회수: 614
CIO들에게 반가운 소식이 있다. 2021년에는 IT 지출이 6.2% 늘어날 것으로 예상된다는 소식이다. 가트너 연구진에 따르면 2020년에 3조7,000억 달러였던 전세계 IT 지출이 올해는 3조9,000억 달러에 달할 것으로 예측된다.  가속화된 디지털 전환이 IT 지출 증가의 많은 부분을 이끌고 있다는 것이 가트너 측의 설명이다.

그렇다고 해서 CIO에게 백지 수표가 주어지는 것은 아니다. 올해 전반적인 IT 지출 증가가 예측된다고 해도 IT 리더와 참모진은 자금이 어디로 가는지 계속해서 주의 깊게 지켜봐야 한다. 또한, 2021년 IT 지출 증가는 2020년 지출 축소 이후에 오는 것이기 때문에 코로나19 사태 이전과 비교하면 미미한 상승에 그친다.

경영 컨설팅 회사 에베레스트 그룹(Everest Group) VP 애쉬윈 벤카테산에 따르면 ‘비용 절약은 현재 여전히 크게 강조되는 영역’이다.

그는 올해 예산이 사실 크게 늘지 않을 CIO들이 많을 것으로 보고 있다. 지출 6.3% 상승이 모두에게 해당되지는 않을 것이라는 뜻이다. CIO닷컴의 2021년도 CIO 현황 보고서에 따르면, IT 지도자들 중 49%만이 예산 증가를 기대하고 있으며 39%는 현재 수준을 유지할 것으로 예상하고 있고 12%는 평균 18% 예산 감축을 대비하고 있는 것으로 나타났다.


많은 IT 리더들이 하는 말에 따르면 더 적은 것으로 더 많은 것을 하라는 전형적인 요청이 계속될 것이며 혁신을 지원하는 동시에 효율성을 높이라라는 주문도 지속될 것이다.

그 모든 것을 하기 위해 CIO들에게는 적정한 자금 지원과 적절한 지출 할당이 필요하다. 훌륭한 IT 예산 수립이라는 복잡한 작업이며, 이 복잡한 작업에 익숙하지 않은 CIO들이 의외로 흔하다. 예산을 계획할 때 CIO들이 피해야 할 실수 10가지를 소개한다.

가시성과 세밀함을 간과하는 것
IT 예산은 지난 몇 십 년을 거쳐 더욱 복잡해졌으며, 이에 많은 CIO들이 지출 중 세밀한 부분을 파악하기 위해 안간힘을 쓰고 있다. 벤카테산은 “본인의 예산에 대한 적절한 관점이 없는 이들이 눈에 띄는데 이들에게는 필수 전제조건인 가시성이 부족하다”고 지적했다.

그 이유는 조직들이 계속해서 기술 지출을 여기 저기 분산시키기 때문인 경우가 많다. 즉, 현업 부서 또는 팀이 자체 자금을 관리하는 상황이다. 벤카테산은 이런 상황을 가족 구성원이 각자 따로 계좌를 갖고 있는 상황과 같다고 본다. 전체 지출을 중앙에서 정확하게 계산하기가 어려워진다. 따라서 중복 지출로 이어지고 투자가 과하거나 부족한 부분이 발생하며 돈이 다 어디로 가는지에 대한 세밀한 파악이 부족해진다.

IT 지출의 전체 범위에 대한 가시성을 개선하고 해당 지출을 좀 더 세밀하게 파악해 온 CIO들은 적정 금액의 자금을 적정 장소와 적정 시간에 할당하는 능력이 더 뛰어나다고 벤카테산은 말했다. 그는 “가시성이 좋으면 좋을수록 비용이 새는 곳을 파악해 막는 일을 좀더 효과적으로 할 수 있다”라고 덧붙였다.

비용화가 가능한데도 하지 않는 것
올프 스트래터지 파트너스(Wolff Strategy Partners) 창립자 겸 CEO 래리 올프는 CIO들이 예산 중 더 많은 부분을 자본화 하는(capitalize) 경우가 흔하다고 지적했다. 예를 들면, 신제품 개발에 배정된 개발자와 프로그래머들의 급여를 운영 예산 내 비용으로 책정하는 대신에 자본화하는 경우가 많을 수 있다는 것이다.

“내가 적을 두었던 많은 회사에서는 그것에 대해 생각해 본 적이 없는 경우가 많았다”라며 올프는, 회계 변화가 여러 조직에서 상당한 금액의 돈을 되찾는 데 도움이 될 수 있다고 밝혔다. 그러나 회계가 복잡할 수 있기 때문에 제대로 하기 위해 CIO들과 CFO들이 긴밀히 협력할 것을 권고했다.

자본화가 적절하지 않은 데도 하는 것
반면, 자본화하지 말아야 할 비용을 자본화할 때 문제를 일으킬 수 있다. 경영 컨설팅 회사 스윙타이드(Swingtide)의 CFO 겸 수석 컨설턴트 케빈 헤이버는 “대여섯 사람이 개발직에서 유지관리 및 지원직으로 이동하는 경우, 다섯 자리 숫자의 금액이 이동하는 셈이다. 즉, 매달 수만 달러에 달하는 금액”이라고 지적했다. “그러한 이동이 [계획되어 있지 않으면] 그러한 자금의 출처가 복잡해질 수도 있다”라는 것이다.

헤이버는 임원들에게 그러한 문제를 피할 수 있도록 활성 프로젝트에 계획된 시기 및 지출에 대한 의사 소통을 늘리라고 권고한다. 그는 “현행 프로젝트, 그리고 예산 연도에 시작되거나 완료될 것으로 계획된 프로젝트에 대해 훨씬 개선된 검토 절차가 필요하다. 그 프로젝트가 어디에 있게 될 지, 언제 완료될지, 비용은 얼마인지, 누가 예산을 인수할지, 예산이 충분할지 등을 이해해야 한다”라고 강조했다.

예상되는 비용 전부를 포착하지 않는 것
전문가들은 CIO들이 놓칠 수 있고 실제로 놓치는 비용, 즉, CIO들의 예산에 계산되지 않는 비용의 내역을 파악하지 못하는 경우가 있다고 지적한다. 예를 들면, CIO들이 구매에 대한 세금을 계획하지 않고, 임시직 비용을 고려하지 않거나 1년 중간쯤의 서비스 계약 증가를 생각해 두지 않는 경우가 너무 많다는 설명이다.

올프는 “1년 중간쯤 가서 연말까지 버틸 예산이 없다는 것을 깨닫는 상황은 바람직하지 않다. 제안된 것보다 비용이 더 늘어나면 회계 팀은 돌아버린다”라며, 그러한 상황이 발생하면 CIO는 고위급 동료 임원들과의 신뢰 구축에 지장을 받게 된다고 덧붙였다. 나중에 청구서 지급 기일이 다가올 때 돈을 긁어모으러 다녀야 하는 상황에 빠지는 것보다는 예산 수립 시에 그러한 부수 비용을 부지런히 추가해 두는 편이 낫다.

비용을 전가하는 것(그리고 돈을 아낀다고 생각하는 것)
CIO들은 지불 거절 모델을 선택하거나 업무 소유자가 직접 기술 지출을 소명하게 할 수도 있지만 다른 부서 예산으로 옮길 수 있는 금액에는 한도가 있다. 자금을 다른 곳으로 옮길 수 있고 실제 그렇게 하는 경우에도 해당 자금을 IT에서 아낀 금액으로 간주해서는 안 된다.

결국 자금은 모두 해당 조직의 전체 예산에서 나오기 때문이다. 비용을 여기저기로 옮기면서 아꼈다고 간주하는 행동은 CIO의 신뢰성에 손상을 줄 수 있다고 올프는 경고했다. 그러나 현업에게 할당되어야 할 비용이 무조건 IT에 있는 것도 바람직하지 않다. 그렇게 하도록 내버려 둔다면 IT는 그저 비용이 계속 늘어나는 코스트 센터라는 잘못된 개념이 강화될 수 있기 때문이다.

올프는 “그런 종류의 행동을 자주 봐 왔다. 그런 행동은 (비용) 증가처럼 보이기 때문이다 IT에게 불리하게 작용할 수 있다. 그 결과, IT는 효율성 고도화 노력을 하지 않는다는 인식이 커진다”라고 지적했다.

비용이 더 많이 드는 선택지를 고수하는 것
카네기 멜론 대학교 하인즈 정보시스템 및 공공정책 대학 겸임교수 그레고리 제이 토우힐의 지적에 따르면 CIO들이 “비용은 계속 지불하는데 뭔가 좋은 것이 나왔는지는 살펴보지 않는 경우”가 너무 많다. 그 결과, 검증은 되었지만 좀더 최신의 대안으로 대체하는 가격보다 비용이 더 들 수도 있는 기존 기술에 계속 비용을 지불하게 된다.

토우힐은 대표적인 예로 VPN의 사용을 들었다. 코로나19 대유행으로 회사들의 재택근무 시행이 불가피해졌을 때 많은 CIO들이 안전한 원격 접근을 위해 VPN 사용을 늘렸다. 그러나 소프트웨어 정의 경계와 같은 다른 보안 옵션으로 옮겨가는 것이 더 효율적이고 효과적일 수도 있다.

토우힐은 “CIO들은 그런 기회를 항상 찾아봐야 한다. 대부분의 조직들은 예산 주기 자체 동안에는 이러한 변화 계획을 좀 더 잘 받아들인다. 따라서, 예산 수립 주기는 여러분이 나서서 본인의 주장을 펼칠 최고의 기회가 될 수 있다”라고 덧붙였다.

의도치 않은 결과와 그로 인한 비용을 무시하는 것 
CIO들은 또한 기존 기술을 선택하여 생긴 의도하지 않은 결과의 비용을 놓치기 쉽다. 토우힐은 “간접비가 많은데 제대로 포착되지 않는다. 정확하게 포착된 것과 관련하여 잃어버린 기회 비용 역시 마찬가지”라고 지적했다.

그는 VPN을 또 다시 예로 들었다. 회사들이 VPN 사용을 늘림에 따라 다른 관련 비용이 발생하는 경우가 많았다. 예를 들면, 가정용 시스템 상에 클라이언트를 설치하는 비용, 구성 표준에 맞도록 개인용 장비를 패칭하는 비용, VPN 접근에 어려움을 겪고 있는 재택 근무자들로부터의 늘어난 문의 전화를 처리하기 위해 헬프 데스크 직원을 늘리는 비용 등이다. 

이러한 VPN 관련 문제에 자원이 필요하다는 것은 해당 기업에 더 많은 가치를 실현해 줄 수는 다른 계획들에 자금이 제공되지 못한다는 것을 의미한다. 이처럼 상실된 기회 또한 기업에게는 비용으로 작용한다.

연간 주기를 고수하는 것
벤카테산은 “오랜 기간 동안 IT 예산은 연간 활동이었다. 유지하고 싶은 요소와 자금을 지원하고 싶은 신규 프로젝트를 검토해 보는 것이다. 그러나 연간 주기 접근법은 투자금이 12개월 기간 동안 묶여 있기 때문에 회사에게 필요한 유연성을 제공하지 않는다”라고 말했다.

따라서, 전향적 사고를 하는 CIO들은 부서 내 혁신과 민첩성 지원을 개선하기 위해 연간 예산 프로세스를 수정하고 있다. 이제는 좀 더 짧은 주기로 지출을 할당할 수 있는 좀 더 민첩한 자금 지원 모델을 사용하고 있다고 벤카테산은 설명했다. 

예를 들면, 분기별로 예산 할당을 하면 유망한 아이디어에 자금을 끌어오면서 만일 가치를 실현하면 더 많은 지출로 보상해 주고 가치를 실현하지 못하면 끊어버리는 일을 1년에 한 번이 아닌 3개월 간격으로 실시하는 것이다.

최적화 기회에 인색한 것
벤카테산은 CIO들에게 예산을 설정할 때 고정 비용과 유동 비용을 비교 점검함으로써 정보에 근거한 최적화 관련 의사 결정을 내릴 것을 권고한다. “최적화와 낭비 방지가 목적이다. 장치와 소프트웨어 라이선스가 필요 이상으로 많아서 활용되지 않는 경우가 있을 수 있다. 아니면 IT 부서에서 여러 서드파티 업체들과 복수의 계약을 체결한 경우 규모의 경제를 실현하기 위해 업체 수를 줄여서 계약을 통합할 수 있다”고 한다.

벤카테산의 소속사 에베레스트 그룹에서 밝혀낸 바에 따르면 대부분의 기업 IT 포트폴리오는 적어도 15% 내지 20%의 비용 절감 가능성이 있다. 이를 실현할 수 있는 방법으로는 개선된 클라우드 이주 및 클라우드 비용 관리, 자동화 및 프로세스 개선, 업체와의 가격 협상, 시스템 통합업체와의 관리 서비스 약정, 이행 구조 최적화, 재산 합리화 등이 있다.

융통성 없는 예산 기대치를 설정하는 것
헤이버는 IT 지출의 핵심, 특히 고정비와 변동비 부문에 대해 탐구할 것을 적극 지지한다. CIO들이 움직일 수 없는 고정 비용을 감안하지 않은 채 부서 간에 공통의 기대치를 설정(예: 부서 간에 정해진 백분율 증가 또는 전체적으로 특정 백분율의 감축 요구)하는 방식으로 예산을 수립하는 모습이 계속 눈에 띈다는 지적이다. 

이러한 방식은 1년의 중간쯤에 자금을 찾거나 옮기거나 삭감하기 위해 애써야 하는 상황을 촉발시킬 수 있다. 이러한 상황은 CFO를 비롯한 다른 고위급 임원에 대한 CIO의 신뢰성에 타격을 입힌다. 또한, CIO가 혁신 등 조직에게 더 높은 수익을 실현시켜 줄 계획에 사용할 자금이 제한될 수도 있다.

헤이버는 “CIO들이 예산 안에 어떤 것이 고정 비용이고 어떤 것이 변동 비용인지 좀 더 자세히 파악해야 한다”고 강조하며, “그래야만 삭감이 가능한 비용은 논리적으로 삭감할 수 있고 다른 분야에서의 지출은 적정 규모로 설정할 수 있기 때문이다”라고 설명했다. 

<출처 : CIO KOREA>



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