IT프로젝트 관리도 재택근무로 가능하다. 프로젝트팀의 업무 산출물과 생산성을 원격으로 조율하기 위해 베테랑 원격 프로젝트 관리자는 가상 환경에서 실행할 수 있는 팁을 제시했다.
최근 몇 주 동안, 우리는 불가능하다고 생각했던 업적을 해냈다. 사전 통지, 계획이나 교육 없이도 누군가는 직접 보지 못하는 원격 팀의 프로젝트 관리자가 됐다.
원격 관리는 통신 및 중재 기술, 디지털 도구, 우수한 계획 및 시각화가 요구되는 전문 기술이다. 완전히 구축되면 원격 팀은 사무실에서 일하는 팀과 다르게 운영된다. 그 팀은 심지어 다른 사람들, 즉 원격 직업을 추구하고 선택한 사람들로 꾸려지게 될 것이다.
모든 사람이 재택 환경에서 잘 해 나가는 것은 아니다. 내셔널 리서치 그룹(National Research Group)의 최근 연구에 따르면, Z세대의 51%는 재택근무 시 산만해지고 41%는 필요한 자원이 없다고 말했다. 깃랩(GitLab)의 제품 운영 책임자인 케니 존스톤도 “원격근무에는 장단점이 있다”면서 내셔널 리서치 그룹 연구 결과에 동의했다. 깃랩은 65개국 이상에 팀을 가지고 있는 완전히 원격에 적합한 회사다. 존스톤은 “우리가 고용한 사람들은 그것을 즐기고 우리는 ‘한 명에 대한 관리자’라고 부르는 원칙에 따라 스스로 선택하는데, 이는 사람들이 능동적으로 행동하고, 그들 자신의 일을 정의하며, 그들 자신의 프로젝트에 책임을 갖기를 기대한다는 의미다”라고 설명했다.
원격 팀을 관리하는 것이 처음이라면, 몇 가지 기술을 연마해야 할 것이다. 이를 위해 나는 수년 동안 원격 팀을 관리해 온 프로젝트 매니저들과 이야기를 나눴다. 여기 그들의 충고가 있다.
의도를 가지고 커뮤니케이션하라 필자가 이야기한 모든 사람은 원격 통신이 직접적인 상호작용과는 다르다는 점에 동의했다. 내시(Nash)의 공동창업자이자 CTO인 이던 패스트는 “한 사무실에서 동료들과 이야기하는 가볍고 미묘하며 섬세한 방법들이 모두 있다”라고 말했다. 패스트는 전 세계에 있는 33명으로 구성된 원격 팀을 관리한다. “원격근무를 할 때는 더 이상 그런 것에 의존할 수 없다. 소통에 대해서는 적극적이고 의도적이어야 한다”라고 패스트는 덧붙였다.
풍부한 대인 커뮤니케이션의 일부를 대체할 수 있는 한 가지 방법은 화상회의다. 하지만 화상회의와 당신의 모든 커뮤니케이션 채널들은 명확한 전략과 전문화된 기술을 필요로 한다.
탤런트 패스(Talent Path)의 프로젝트 매니저 켈리 얼빈에 따르면, 모범 사례는 매일 접점을 갖는 것이라 할 수 있지만 길게 가져야 할 필요는 없다. 얼빈은 전국에 있는 10명 이상으로 구성된 원격팀을 관리하고 있다.
아사나(Asana)의 제품 담당자인 케이티 구즈만은 “우리는 스크럼에서 한 페이지를 빼낸다”라고 전했다. 그녀는 10명의 제품 매니저를 지원한다. “우리는 DSU(Daily Stand Up)를 한다. 모두들 ‘어제 내가 한 일이 바로 이것이고, 내가 막히는 곳이 바로 이곳’이라고 말했다. 영상통화로 하기 때문에 다들 화면에 비추면서 일하고 있다”라고 구즈만은 덧붙였다.
당신은 자신이 선택한 화상회의 일정과 상관없이 명확히 하고, 문서를 만들며, 미세한 포인트를 추가하고, 후속 조처를 하며, 자주 연락하기 위해서 서면 커뮤니케이션에도 크게 의존해야 할 것이다.
그리고 PM은 각 팀원과 어떻게 연결되는지에 관해 의식하면서 커뮤니케이션 해야 한다.
화상회의 상태가 괜찮은지 확인하라 화상회의를 관리하기 위한 플레이북을 만들어 모든 사람이 귀를 기울이고 혼돈이 생기지 않도록 하라. 아사나의 구즈만은 이를 ‘회의 상태를 점검하는 것’이라고 부른다.
필자가 이야기를 나눈 모든 PM은 모든 사람이 잘 지내고 있고 침대에서 나와 참여하는 것을 볼 수 있도록 회의할 때 카메라를 켜라고 주장해야 한다는 데 동의했다.
그러나 가치 있는 화상회의의 핵심은 회의 전에 의제를 보내고 이후에 발송된 메모에 대해 후속조치를 취하는 것이다. 구즈만은 “무엇이 이 회의를 성공시킬 수 있을지를 규정하는 것부터 시작한다. 그렇게 하면, 마지막에는 모든 사람이 잘된 작업에서 만족감을 갖게 된다”라고 설명했다.
그녀는 “모임이 옆으로 빗나가는 것을 보게 된 한 가지 방식은 방해받기 어렵게 만든 화상 통화로 생긴 혼란이다”라고 말했다. 직접 만났을 때 누군가가 말하고 싶어 하는 단서가 있다. 그들은 일어나 앉거나, 눈을 마주치거나, 손을 들거나, 헛기침을 한다. 영상통화에서는 이런 것들이 전부 사라진다. 구즈만은 “우리는 신체적인 신호를 만들었다. 우리는 사람이 질문이 있을 때 참여하도록 포스트잇에 글을 썼다. 아주 효과적이면서 미묘한 전략이다”라고 밝혔다.
화상통화에서 회의가 끝난 후 대화로 회의가 매끄럽게 이어지도록 하는 것도 효과적이다.
구즈만은 “회의 후 즉시 보고를 듣는다. 회의장에서 걸어 나오는 것을 시뮬레이션하는 시간이다. 우리는 원격 팀들이 종종 회의의 결과가 좋지 않다고 생각하는 것을 발견했다. 왜냐하면 그들은 방에 있는 사람들이 얻는 긍정적인 느낌을 받지 못했기 때문이다. 그래서 나는 슬랙에서 그렇게 한다”라고 이야기했다.
자세히 기록하라 톨리아(Taulia)의 프로젝트 관리 책임자 겸 원격 팀의 매니저인 애덤 마타스는 “서면 채널을 통해 많은 커뮤니케이션이 이루어질 때, 당신은 팀과 정확하게 소통하는 것에 대해 훨씬 더 준비되어 있어야 한다. 문서화에 철저하고 짜임새 있는 것도 중요하지만, 행동을 추진하기 위해서는 소통을 간결하게 하는 것도 마찬가지로 중요하다”라고 말했다.
일상적인 소통에 슬랙이든 스카이프든 이메일을 선호하든 간에 정확하고, 간결하며, 분명하도록 노력하라. 세세한 내용이 담긴 장문의 대량 메시지는 이미 산만해진 청중들을 질리게 한다.
신속하게 대답하기 쉽도록 하라. 메시지에 너무 많은 것을 담아서도 안 된다. 수신자가 연락을 받은 후 신속하게 움직일 수 있도록 필요한 사항을 명확히 해야 한다. 능동형 언어와 DM을 사용하라.
그리고 특히 팀이 무시할 수 없다고 느끼는 누군가의 끊임없는 방해는 생산성에 심각한 영향을 미친다는 것을 명심하라. 한 연구에 따르면, 한 번 중단한 업무에 복귀하는 데는 23분 15초가 걸린다.
