1.  노동법 분쟁으로 직원이 회사에 고용관련 서류를 요구할때 무슨 서류를 제공해야하는지 알아보겠습니다.  캘리포니아 고용주를 위한 직원 파일의 기본 사항들이 어떻게 되나요?

직원은 자신의 직원 파일을 열람할 권리가 있습니다.  마찬가지로, 주 또는 연방 노동청도 직원들  임금 기록을 받을 권리가 물론 있습니다. 

 노동법 소송이 발생하면 기본적으로 인사 파일 사본을 요청합니다. 그러나 고용주가 이러한 파일을 제대로 보관하지 않은 경우 파일을 다시 만들어 내는것은 불법이고 불가능입니다.  예를 들어, 임금 소송에 걸렸는데 존제하지 않는 time cards 나 임금 명세서 지난 4 년치를 만들어내는건 불가능이고 증거 자료로 채택되기 쉽지 읺습니다.  

그당시에 근무시간과 임금 지불을 정확하게 기록한 서류가 아니라 오로지 재판을 위해 차후에 만들어진 기록들이면 입증자료로써 신빙성이 전혀 없다고 판결 나는게 통상적입니다.    

캘리포니아 주법을 준수하기 위해 고용주는 전직 직원이 퇴사한 후 최소 3년이상 해당 직원의 파일을 보관해야 합니다.

캘리포니아 노동법은 직원이 자기의 고용관계 문서들을 언제나 열람하고 볼수있는 권리가 주어집니다.  캘리포니아 노동법에 따라 고용주는 고용을 얻거나 유지하기 위해 직원이 서명한 모든 문서 사본을 직원에게 제공해야 합니다. 직원 파일의 일반적인 내용은 다음과 같습니다.

채용 및 심사 관련 문서(지원서, 이력서, 성적 증명서 등), 고용 계약서(해당되는 경우)

승진, 추가 보상 또는 징계 조치 자격 심사에 사용되는 추가 기록도 포함해야 합니다.

표창, 경고 또는 징계 통지서, 해고, 휴직 및 휴가 통지서, 교육 및 훈련 통지 및 기록, 성과 평가서, 출근 기록,급여 지급 승인서, 해고 통지 및 관련 문서도  포함될 수 있습니다.  

의료 정보는 직원 파일에 저장해서는 안 됩니다. 캘리포니아 규정에 따라 직원의 기밀 유지를 위해 이러한 정보는 별도로 보관해야 합니다. 의료 정보에는 근로자 보상 청구 관련 기록이나 의료 휴가 또는 편의 제공 요청 시 제공되는 서류가 포함될 수 있습니다.

2.    고용주가 제공할필요없는 문서들은 뭐가 있을까요?

범죄 혐의 조사 관련 기록, 추천서, 직원의 이전 고용주로부터 입수했거나, 확인 가능한 심사 위원들이 작성했거나, 승진 시험과 관련하여 입수한 평가, 보고서 또는 기록등등이 되겠습니다. 

사실, 제공할 필요가 없다는 뜻은 제공하지말아야한다는 뜻도 사실 포함됩니다.   임금 집단소송준비를 하는 직원, 또는 전직원에게 생각없이 검토않하고 임금 기록을 건네 준다거나, 변호사가 필요없다는 잘못된 생각에 직원측 변호사에게 직접 고용 관련서류를 전달하는 것은 상당히 위험한, 하지 말아야 될 행위라고 말씀드릴수 있겠습니다. 

노동법 전문 변호사들은 직원의 임금 명세서 한장만 봐도 고용주가 노동법을 준수하고있는지, 집단소송이 가능한지, 케이스 가치가 얼마나 되는지 판단이 가능합니다.  

고용주는 현직 또는 전직 직원이나 대리인으로부터 서면 요청을 받으면, 요청을 받은 날로부터 30일 이내에 직원 기록 사본을 제공해야 합니다. 단, 현직 또는 전직 직원(또는 그 대리인)과 고용주가 서면으로 30일을 초과하는 날짜에 기록 사본을 제공하기로 합의한 경우에는 예외입니다. 

단, 합의된 날짜는 고용주가 서면 요청을 받은 날로부터 35일을 초과할 수 없습니다. 정해진 기간 내에 이를 이행하지 않을 경우, 직원 또는 노동청은  고용주로부터 750달러의 벌금을 부과받을 수 있습니다. 현직 또는 전직 직원은 또한 금지명령구제소송을 제기하여 준수를 확보할 수 있습니다.

직원 파일을 체계적으로 관리한다고 해서 고용주가 모든 법적 소송으로부터 보호받을 수는 없지만, 캘리포니아 법에 따라 적절한 문서를 적정 기간 동안 보관하면 고용주와 변호사 모두 소송 절차를 원활하게 진행할 수 있습니다.

직원 파일 요청은 종종 청구서 또는 소송으로 이어지는 전조입니다. 따라서 변호사와 함께 제안된 작품을 검토하면 조기에 평가하고 전략적 고려 사항을 얻는 데 도움이 될 수 있습니다.

3.    고용 관련 서류중에 가장 중요시 되고있는 I-9 form이 누락 되거나 미비 되면 어떤 조취를 취해야하나요?  특히 요즘같이 추방와 단속이 심한데?

1986년 이민 개혁 및 통제법에 따라 모든 미국 고용주는 규모와 관계없이 1986년 11월 6일 이후 고용된 모든 근로자에 ​​대해 I-9 양식을 작성해야 합니다. 이 양식과 함께 신원 및 취업 허가 서류 검토는 근로자의 첫 근무일로부터 3일 이내에 완료되어야 하며, 이를 통해 근로자의 미국 내 취업 자격을 확인해야 합니다. 특히 I-9 양식 위반은 5년의 소멸시효가 있으므로 고용주는 실수를 피하는 것이 최선입니다.

I-9 양식 누락 또는 미비

하지만 실수는 발생할 수 있습니다. 인사 담당자가 현재 직원이 I-9 양식을 누락했다는 사실을 발견하면 가능한 한 빨리 작성해야 합니다. 이러한 상황에서는 근로자에게 필요한 서류를 준비할 수 있도록 며칠의 시간을 주는 것이 좋습니다.

인사부에서 불완전한 I-9 양식을 발견할 수도 있습니다.  누락된 정보가 고용주와 관련된 경우, 인사부는 양식을 작성할 수 있습니다. 

하지만 정보가 직원과 관련된 경우, 고용주는 직원에게 해당 정보를 요청해야 합니다. 고용주가 I-9 양식을 수정하는 경우, 오늘 날짜를 기입하고 수정 사항에 이니셜을 적어야 합니다.

I-9 양식 보관

감사 시, 고용주는 3영업일 이내에 I-9 양식을 제출해야 합니다. 따라서 고용주는 이를 추적 가능한 중앙 위치에 보관하는 것이 필수적입니다. I-9 양식은 원본 종이 사본으로 보관하거나 스캔하여 PDF 파일로 보관하는 것이 허용됩니다.  

일반적으로, 특히 여러 주에 사업장을 둔 대기업의 경우, 우수한 디지털 시스템을 구축하는 것이 가장 좋은 관행입니다.   고용주가 전자 시스템으로 전환하는 경우, 많은 시스템에서 사용자가 종이 사본을 디지털화할 수 있기 때문에 모든 I-9 양식을 다시 작성할 필요는 없습니다.

하지만 회사가 I-9 양식을 작성하고 보관하기 위해 전자 시스템을 사용하는 경우, 해당 소프트웨어가 미국 이민세관단속국(ICE) 규정을 준수하는지 확인해야 합니다. 잠재적인 제3자 공급업체에 해당 시스템이 규정을 준수하는지 문의하는 것이 좋습니다.

고용주는 ICE가 실시하는 I-9 양식 감사에 항상 대비해야 합니다. 이러한 감사에는 ICE 직원이 직접 방문하여 감사 통지서를 전달하는 과정이 포함됩니다. 

직원의 I-9 양식을 요구하고 기타 회사 문서에 대한 소환장을 발부할 수도 있습니다. 감사 과정에서 ICE는 직원 문서의 진위 여부를 확인합니다. 위조 문서가 발견될 경우, 고용주는 적발된 직원을 해고해야 합니다.

고용주는 I-9 양식을 종이 사본으로 보관할 경우 ICE가 원본을 압수한다는 점에 유의해야 합니다. 따라서 감사 발생 시를 대비하여 사본을 만드는 것이 좋습니다.

4.    가짜또는 위조 신분증을 채용시 제출하는 직원도 많지 않나요?
 

직원이 고용주에게 접근하여 위조 신분증을 제시했음을 인정하고, 이제는 합법적인 신분증을 제시할 수 있다고 말할 수 있습니다. 

이러한 경우 고용주는 새로운 I-9 양식을 작성할 수 있습니다. 하지만 다른 직원의 차별 주장을 피하기 위해 회사의 정직성 정책을 검토하고 이를 지속적으로 준수해야 합니다. 이러한 측면에서 이 문제에는 윤리적, 법적 측면이 있습니다.

고용주 대리인이 I-9 양식을 검토할 때, 대리인이 직원과 함께 있어야 합니다. 요즘에는 화상 통화로 확인하는 것이 좋습니다. 

문서가 합법적으로 보이고 E-Verify에서 아무런 문제가 없다면, 해당 문서가 위조된 것으로 판명될 경우 고용주는 책임을 지지 않습니다.

I-9 양식 재확인

일부 직원은 임시 취업 허가를 받았을 수 있습니다. 이 경우, 고용주는 근로자의 허가가 만료되기 전에 재확인해야 합니다. 

해당 직원은 이미 신원을 확인했으므로, 재확인은 실제로 근로자의 취업 자격을 확인하기 위한 것입니다. 이 절차는 신분 확인을 위한 것이므로 항상 새로운 I-9 양식을 제출할 필요는 없습니다.

I-9 양식 및 서류 보관

고용주는 모든 현직 직원에 대해 I-9 양식을 소지해야 합니다. 직원이 해고된 후, 고용주는 양식을 얼마나 보관해야 하는지 계산할 수 있습니다. 

고용일로부터 3년 또는 해고일로부터 1년 중 더 긴 기간 동안 보관해야 합니다.

직원 신원 확인 서류 사본 보관과 관련하여 고용주는 선택권이 있습니다. 

이러한 서류 사본을 보관하기로 결정한 경우, 지속적으로 보관해야 하며, 배경이나 시민권 여부에 관계없이 모든 직원의 사본을 보관해야 합니다.