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사용성 높은 협업 툴 제공, IT 부서의 의무

등록일: 10.15.2019 15:09:46  |  조회수: 80
그 어느 때보다 협업이 강조되고 있다. 기업 방화벽을 넘어 직원들이 원격지의 동료들과 공조하는 것은 물론 제휴사나 파트너사, 컨설턴트 등과의 협업도 필요한 실정이다. IT 부서에게 있어 이는 보안을 유지하면서도 적절한 대안을 제공해야 한다는 의무를 의미한다.

클라우드 컴퓨팅같은 새로운 기술과 지난 5년간의 경제적 혼란은 기업들에 엄청난 압박을 가했다. 결과적으로 비즈니스를 프로세스를 더욱 효율적이고 경쟁력 있게 변화시키도록 하는 동인이 됐다. 지리적으로 분산되어 있는 근로자들 및 비즈니스 파트너들과의 협업은 더욱 증가했다. 하지만 많은 기업용 협업 툴의 경우 사용이 복잡하고 거추장스럽다. 이로 인해 많은 직원들이 이메일과 소비자 수준의 파일 공유 서비스 등 안전하지 않은 협업 채널로 돌아서고 있다.

클라우드 기반의 기업용 협업 툴 제공업체 인트라링크스(IntraLinks)의 CPO(Chief Product Officer) 파힘 시디비는 "지난 24개월 동안 우리는 기업들이 경제적 위기를 겪은 후 성장하고 있음을 목격했다. 기업 파트너와 더욱 유연하게 협업을 진행하려는 수요와 희망이 증가하고 있다. 성장하고 있는 기업들은 20명의 새로운 직원을 고용하기 위해 부산을 떨지 않는다. 그들은 가치 체인 내부에서 더욱 유연하고 그들을 위해 업무를 수행할 수 있는 파트너를 찾는다. 그리고 나면 반드시 정보를 교환해야 한다"라고 말했다.

기업 협업의 필요성
해리스 인터렉티브(Harris Interactive)가 실시한 2012년 2월 IT 의사 결정권자 설문조사에 따르면, 전 세계적으로 46%의 기업들이 공급업자와 컨설턴트를 포함한 파트너들과 중요한 비즈니스 정보를 공유할 필요성을 느끼고 있다고 한다. 그리고 68%는 여전히 내부 또는 외부와 파일을 교환하기 위해서 이메일을 사용하고 있으며 59%는 내부 또는 외부적으로 대용량 파일을 교환할 때 문제를 경험했다.

많은 기업들이 협업툴을 사용하고 있으며, 마이크로소프트 셰어포인트는 사실상 업계 표준이 되었다. 하지만 셰어포인트는 방화벽을 뛰어넘는 협업을 염두에 두고 설계되지 않았기 때문에 활용이 다소 까다롭다.

기업 수준의 클라우드 파일공유 및 협업 플랫폼 스카이독스(SkyDox)의 공동 창업자이자 제품 마케팅 담당 부사장 다니엘 폰 바이헤는 다음과 같이 말했다.

"모든 대기업들은 이미 일정 형태의 협업 생태계를 확보하고 있다. 일반적으로 이것은 이메일 시스템에 의해 연결된다. 그러나 이런 시스템은 지난 수년 동안 소비자 지향적인 협업 기술의 폭발적인 발달을 따라잡지 못했다. 이런 기술의 활용에 대한 압력이 꾸준히 증가하고 있다. 이미 구축되고 있는 대부분의 전통적인 생태계는 집단이 기업 방화벽 외부의 사람들과 손쉽게 일할 수 있는 기능 또는 능력이 없다. 셰어포인트는 방화벽에 있지 않아도 협업 그룹에 속한 사람에게 접속을 허용하도록 설정할 수 있다. 하지만 기업 사용자들은 방화벽 외부의 사람에게 사용자명과 암호를 제공하는 것이 너무 어렵기 때문에 포기해 버린다."

그는 이어 "이 기관들은 보안과 IP 보호를 최고의 목표로 삼고 이런 기업 수준의 기술에 많은 자금을 투자했다. 타인에게 이것을 개방하는 것은 절대로 쉽지 않다. 심지어 원거리에 있는 직원들도 방화벽 뒤에 있는 문서를 관리하기 위해서 복잡한 과정을 거쳐야 한다"라고 덧붙였다.

직원들은 협업을 위해 IT를 우회
기업 방화벽 외부의 사람들과 협업해야 할 필요성이 생겼지만 IT가 제공하는 기업용 협업툴과 씨름하는 것이 번거롭다는 이유로 직원들은 사내 IT를 우회하기 시작했다. 해리스 인터렉티브는 이메일이 가장 많이 활용되는 툴이며 FTP와 소비자에 초점을 맞춘 드롭박스, 플래시 드라이브, DVD, 인쇄물, 팩스 등의 기술이 업무 처리에 가장 보편적으로 활용되는 툴이라는 사실을 발견했다.

"현재 최종 사용자들은 그들이 필요로 하는 사람들과 정보를 교환하고 싶어한다. 그들은 종종 스스로 제공하기도 한다"라고 기업에 초점을 맞춘 클라우드 기반의 협업 및 파일 공유 서비스 박스(Box)를 제공하는 박스 엔터프라이즈(Box Enterprise)의 실장 티드마시 벅은 말했다.

스마트폰과 태블릿의 도입이 증가하는 것도 영향을 끼치고 있다. 직원들은 이런 기기들로 업무를 처리할 수 있기를 바라며 종종 IT를 우회해 문서 및 다른 파일을 불러오고 싶어한다.

티드마시 벅은 "협업, 클라우드 모바일은 현재 이런 컨버전스의 온상이 되고 있다"라며, 박스 엔터프라이즈가 태블릿을 찬성하면서 노트북으로 거래를 진행하는 영업직 직원들 및 회계 감사관, 농업인, 파일럿, 건설 노동자 등 현장에서 대부분의 시간을 보내는 사람들에게 각광을 받고 있다고 설명했다.

데이터 소재지는?
IT 부서에게 있어 이러한 트렌드는 보안, 데이터 손실 방지, 준수성 문제 등 일련의 어려움을 의미한다. 버전 통제 등은 이보다 덜 어려울 수 있다.

"일반적인 기관에서 데이터는 무엇인가? 우리는 개별적인 사용자로서 노트북, USB 스틱, 집에서 사용하는 노트북/데스크톱 등 여러 다양한 위치에 데이터를 보관하는 경향이 있다. 데이터는 다양한 플랫폼에서 다양한 위치에 저장되는 경향이 있다"고 오스터만 리서치(Osterman Research)의 수석 분석가 마이클 오스터만은 말했다. 이어 "우리는 다양한 위치에서 데이터가 성장하고 있다는 것을 알고 있다. 데이터는 어떤 기관에서든 중앙에 집중되지 않는다"라고 전했다.

그에 따르면 이것은 편의성 때문에 발생한다. 하지만 개인에게 편리한 것은 기업에게 큰 고민거리가 될 수 있다.

오스터만은 "이제 이런 데이터 접근하는 것은 매우 어렵다"고 말하면서 이디스크버리(eDiscovery), 규제 감사, 부당 해고 또는 생산물 책임 소송 등의 경우에 혼란이 야기될 수 있다고 덧붙였다.

그는 이어 이런 문제가 기관들이 저장과 억제를 개인 사용자들에게 맡기고 있다는 사실 때문에 더욱 복잡해진다고 지적했다. 미국에서만 하더라도 1만 개 이상의 법령이 다양한 종류의 기록, 문서 추적/접속/예약/파기 불능이 기업에 막대한 위험을 초래할 수 있다고 명시하고 있다.

SaaS(Service-as-a-Service) 벤더 프루프포인트(Proofpoint)의 관리 및 보관 담당 부사장 다렌 리는 "만약 우리가 오늘 당신의 기업을 방문하여 정보가 어디에 저장되어 있는지, 그리고 그 정보가 무엇인지 개요를 작성한다고 하자. 대략 5% 정보의 정보는 기업이 반드시 보관해야 하는 것들이다. 그리고 15~20%는 비즈니스에 중요한 스프레드시트(Spreadsheet) 등의 문서들일 것이다. 나머지는 더 이상 비즈니스적 가치를 제공하지 않는 정보이다. 이것은 더 이상 자산이 아니다. 정보 대차대조표의 세계에서 자산이 아닐 경우 이것은 법적 책임일 수 밖에 없다"라고 말했다.

스카이독스의 폰 바이헤는 "자신의 데이터는 서로 다른 시스템에서 계속 유지되고 있다. 최신 버전의 문서를 찾기가 점차 힘들어진다. 통합 검색 능력을 잃고 있다. 정보를 서로 다른 시스템에 분산시킬 경우 비즈니스맨으로서 자신의 업무를 재활용할 수 있는 능력이 상당히 감소하게 된다"라고 지적했다.

그리고 협업을 위해서 안전하지 못한 채널을 선택하려는 근로자들의 움직임은 이런 협업이 반드시 발전되어야 한다는 점을 분명히 보여주고 있다. 해리스 인터렉티브 설문조사에 따르면 직원들의 83%가 지적 자산을 보호하고 안전하게 보관하는 것이 중요하다는 것을 인식하고 있었다. 하지만 이를 이해하더라도 직원들은 여전히 업무를 처리하기 위해서 안전하지 못한 채널을 선택하고 있었다.

"정말로 충격적이었던 것은 그들이 그들의 IP가 얼마나 민감하고 중요한지 알면서도 여전히 그런 행동을 하는 것이었다"라고 인트라링크스의 기업 의사소통 담당 부사장 앤토니 피니엘라(Anthony Piniella)는 말했다.

피니엘라는 "직원은 기업이 매일 방화벽 뒤에서 기반 시설과 보안 방식에 얼마나 많은 돈을 지출하고 있는지 생각해야 한다. 그리고 이메일을 보내면 그 모든 능력을 상실하게 되는 것임을 알아야 한다"라고 덧붙였다.

이것이 현실이다. 기반 시설이 안전하게 유지되고 규정에 부응하도록 수십억 달러를 지출할 수 있지만 직원이 문서가 첨부된 이메일을 전송하면 그 모든 돈과 노력이 허사가 되는 것이다."

벤더들은 저마다 각자의 솔루션을 갖고 있다. 그러나 그들 모두가 동의하는 바는 IT부서가 직원들과 협력하여 협업을 더욱 간편하게 만들면서 직원들이 원하는 방법으로 협업을 진행할 수 있도록 도와야 한다고 것이다. 이를테면 이메일로 파일을 전송하는 것을 금지하는 대신에 아웃룩에 대한 직접적인 커넥터를 제공하여 이메일에 민감한 문서가 첨부되면, 수신인과 안전하게 교환하고 이메일이 어디로 전송되는지 추적할 수 있도록 하는 것이 한 예다.

폰 바이헤는 "이러한 솔루션은 기업 내 생태계에 클라우드를 껴안을 수 있도록 해준다. 여기서 중요한 것은 이러한 툴과 기술을 기업의 기존 참여자들에게 제공하는 것이라고 본다. 클라우드 관련 기술을 셰어포인트 또는 마이크로소프트 오피스의 대안으로 제시하기보다는 이런 툴과 통합되도록 구축할 필요가 있다"라고 말했다. 

<출처 : CIO KOREA>



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