사무실에 출근해 할 일 목록을 처리하고 퇴근하는, 그리고 다음 날 같은 쳇바퀴를 도는 방식은 이제 유효하지 않다.
시간을 좀 더 효과적으로 관리하는 9가지 방법을 정리했다.
1. 주간 시간 계획을 수립
각 주말에 다음 주를 살펴보고 계획할 시간을 마련한다. 과업과 작업을 미리 생각해야 한다. 이를 통해 단순히 상황에 대응하는 것이 아니라
어디에 시간을 할애할지 선제적으로 결정할 수 있다.
금요일 오후가 가장 좋은 시간이다. 30-60분 동안 이번 주에 한 일과 다음 주에 할 일을 살펴본다.
이 일을 금요일 오후에 하면 좋은 점이 두 가지가 있다. 우선 다음 주 할 일을 정리해뒀기에 주말을 마음 넉넉히 보낼 수 있다.
두 번째, 월요일에 출근하면 계획을 수립하는 대신에 바로 계획한 작업을 시작할 수 있다.
2. 시작 및 종료 시간을 구체적으로
계획한 항목은 시작, 진행, 종료 시간을 명확하게 정의해야 한다. 단순히 그 날의 ‘할 일’ 목록만 작성하는 것으로는 부족하다. 할 일, 시기, 시간 할당에
관해 명확히 함으로써 무엇을 할지 그리고 무엇을 하지 않을지에 대해 매우 명확히 할 수 있다.
작업 시간이 확실하지 않다면 시간을 50% 더 할당한다. 조기에 끝내면 항상 다른 작업으로 이행할 수 있기 때문에 2개의 작업을 동시에 끝내야 하는
상황을 피할 수 있다.
3. 타인과의 약속처럼 계획
대부분의 사람들은 타인과 관련된 회의 및 약속을 잘 지킨다. 화요일 11시에 조직의 CEO와 회의가 있다면 반드시 회의에 참석할 것이다.
자신이 해야 할 일도 같은 방식으로 처리하는가? 아니면 다른 항목이 나타나거나 산만해질 가능성이 더 높은가? 특정 작업 또는 항목을 완료해야 하는
경우 CEO와의 회의처럼 계획하고 같은 방식으로 약속을 준수한다.
4. 하지 않을 일도 명확히
일정과 시간 할당을 명확히 하면서 무엇을 언제 할지 명확히 알 수 있게 된다. 이와 관련해 하지 않을 일 또한 구체화된다. 하지 않을 일을 대체 계획을
수립해야 하는 사람에게 알림으로써 난처한 상황을 피할 수 있다.
5. 큰 그림을 염두에 둔다
감당하지 못할 상황에 처하게 되면 매일 모든 시간을 불을 끄는데 소요하기 십상이다. 우리의 주간 계획의 일환으로써 한 걸음 물러서서 큰 그림을 보는
시간을 할당한다. 일일 및 주간 단위로 완수하는 작업과 활동이 더 큰 목적이나 목표 달성을 뒷받침하는가?
6. 우선순위 매트릭스를 활용
스티븐 코베이(Steven Covey)는 긴급성과 중요성 사이의 관계 활용을 우선순위 설정의 도구로써 활용한 것으로 유명하다. 긴급성과 중요성의 측면에서
과업에 순위를 매긴 후 둘을 조합하면 우선순위를 파악할 수 있다.
7. 자신의 생산성 곡선을 파악
자신의 생산성 곡선에 기초하여 적절한 시간대에 과업을 계획한다. 각각에게는 특히 ‘정신이 맑은’ 시간대가 있다.
이것이 자신의 노력 중 20%가 결과의 80%를 생성하는 80/20 규칙 중 20% 시간에 해당한다. 이런 시간에는 중요한 일을 하되 일상적인 과업은 피한다.
즉 아침 시간이 가장 생산적이라면 아침부터 이메일을 분석하지 말자.
8. 이메일을 관리
이메일 알림에 반응하지 말자. 이메일을 관리하고 처리하는 시간을 정한다. 하루 중의 빈도는 역할에 따라 다르겠지만 이메일을 받자 마자 읽을 필요는 없다.
앞서 언급한 것처럼 CEO와 회의를 하는 경우 회의 중 받는 모든 이메일을 확인할까? 과업에 할당한 시간을 타인과의 회의에 할당한 시간처럼 활용한다.
9. 일정을 작성하고 관리
일정을 수립하면 따른다. “계획을 세우고 실천하라”는 오랜 격언이 있다. 어떤 일이 발생하여 일정에 차질이 생기면 나중에 처리하는 것으로 계획한다.
단, 기분 때문이 아니라 발생하는 일이 더 높은 우선순위의 기준(긴급성과 중요성)을 충족하는 경우에만 변경한다.
