미국 기업에서 영문 비즈니스 이메일은 업무상 필수다. 이직하기 전에 알아야 할 영문 비즈니스 이메일관련 상식 5가지이다.

1. 편지의 시작은 쉼표나 콜론을 사용한다

영문 편지의 첫머리는 Dear와 함께 상대방의 성과 함께 시작하는 것이 기본이다. 이후에 쉼표 혹은 콜론을 사용하는데, 이것은 나와 상대방의 관계에 의해 결정된다. (예: Dear Mr. Walters, 혹은 Dear Mr. Walters:)

상대에게 처음으로 편지를 쓰는 경우, 상대가 자신보다 윗 사람인 경우 등과 같이 공식적인 사이인 경우에는 콜론 쓰고, 상대와 몇 번 편지를 주고 받은 경우나 개인적인 친분이 있는 경우에는 콤마를 사용할 수 있다.

또한, 상대방의 이메일에 쉼표가 사용 된 경우에는 동일하게 쉼표를 사용해도 상관없다.

2. 영문 메일은 본론부터 적는다

한국인들은 비지니스 이메일에 꼭 점심은 잘 먹었는지 더워지는 날씨에 건강을 상하지는 않았는지 흔히 묻곤 한다.

하지만 영문 메일에서는 한국인들에게는 일반적인 서론은 필요하지 않다. 상대방에게 전달하고 싶은 의뢰나 지시 등을 간결하게 요점만 쓰는 것이 기본이다.

만약 상대가 첨부 파일을 확인해야 한다는 등의 명확한 요구가 있는 경우에는 되도록 구체적으로 쓰는 것이 좋다. 이때 “확인 부탁드립니다.” 라고만 상대에게 전달하는 것이 아니라, 다른 의견있다면 공유해 달라는 부탁까지 덧붙이는 것을 추천한다.

3. 한 통의 편지에 전하는 용건은 한 가지만 포함한다

앞서 말한 것과 마찬가지로 영문 비즈니스 이메일에서 단순, 간결함이 중요하다.

한 통의 편지로 전하는 것은 한 가지의 용건으로만 제한하고 제목을 통해 본문의 의도를 파악 할 수 있도록 정리하는 것이 좋다.

제목에서 내용을 유추하기 어려운 메일은 회신이 빨리 오지 않는 경향이 있다. 수신자의 편의와 시간을 고려해 배려하기 위해서라도 제목과 내용을 일치시키는 것이 중요하다.

메일을 쓰다가 전달해야 할 또 다른 내용이 생각난다면 쓰고 있던 편지를 마무리지은 후 별로의 이메일을 작성하여 전달할 것을 추천한다.

또한, 새롭게 작성하는 편지 역시 이메일을 너무 많이 보내 미안하다는 체면치레의 말들은 생략하고 간략하게 용건만 전달하도록 한다.

4. ‘Please’를 붙인다고 해서 정중한 표현이 되지 않는다

영문 편지는 간결하면서 구체적이어야 된다는 공식이 있지만 상대방에 대한 예의는 꼭 지켜야한다는 것을 기억하도록 한다.

예를 들어, Please와 함께 명령문을 쓰는 경우 언뜻 보면 예의 바른 문구라고 생각할 수 있지만 비지니스 상으로 쓰기에 부적절한 경우가 대부분이다.

Please가 공손하게 부탁하는 것을 의미한다고 하더라고 명령문 때문에 강경한 인상을 줄 수 있다.

따라서 “It would be much appreciated if you could ...” 이나 “I would be grateful if you could ...” 등의 부드러운 표현을 사용하여 상대방이 자신의 의견을 제시할 여지를 남겨 두고 원만한 협조를 요청하는 것이 바람직하다.

이처럼 상대방과의 관계에 따라 영어 문구를 구분하여 사용하는 것을 습관화하는 것을 추천한다.

5. 메일의 마지막 인사말은 상대방과의 친밀도로 구분하여 사용한다

메일 상의 마지막 인사말은 나와 상대방과의 관계에 의해 상용구를 구분하여 사용하는 것이 기본이다.

공식적인 사이인 경우에는 ‘Kind regards’ 라는 표현을 사용하는 것이 가장 바람직하고, 상대방에게 무언가를 의뢰하는 경우 감사를 담아 ‘Many thanks’ 라는 표현을 쓸 수 있다.

매일 보는 사이의 회사 동료나 좀 더 친분이 있는 개인적인 관계의 경우 ‘Thanks’ 혹은 ‘Best regards’ 등의 간략한 표현을 사용할 수 있다.