자신의 업무공간은 자리를 비웠어도 자신을 말해준다는 것을 기억해야 한다.
새해 결심 중 하나가 정리 정돈을 좀 더 잘 하는 것이었다면, 이번 1월 9일 (매해 1월의 두 번째 월요일) 전국 책상 청소 날(National Clean Off Your Desk Day)을 기렸어야만 했다. 업무공간의 모든 것을 재정비하기에 적당한 때이기 때문이다.
정리정돈이 잘 되어 있는 것은 아래 6가지처럼 자신의 경력에 많은 이점을 제공한다.
잘 정돈된 깔끔한 책상은 능숙하고 유능한 이미지를 투영한다고 정리 전문가는 설명했다.
프로다운 사람은 자신의 옷차림이든지 자신의 책상이든지 자신의 겉모습에 당당하고 자신있어 한다. 제 3자의 시선에서 자신의 책상을 보고 그 책상이 당신에 대해 무엇을 말해줄지에 대해 생각해보도록 한다.
사무용품이나 서류가 어디에 놓여있는지 알고 있는 것은 자신의 일을 주도적으로 할 수 있도록 해준다. 정리 전문가는 “서류를 잔뜩 쌓아놓는 사람들은 대게 그 서류 무더기 아래에 깔려있는 물건이나 서류들을 보기 어렵게 만들어 정작 필요한 것을 찾는데 시간을 허비한다.
사무용품이나 서류를 제자리에 정리를 해두는 것은 책상 위에 잡동사니를 좀 더 적게 만들고, 필요할 때 그 물건들이 어디에 있는지 확실히 알 수 있게 해준다.
여러
업무들이 자신의 달력, 전화기, 보고서,
일지, 책 등 여러 물건들과 함께 다루어지고 처리되고 있다고 정리 전문가는 설명했다. 디지털시대에서 조차도, 업무의 많은 부분이 이런 물건들을 통해서 또는 물건들로 처리된다. 기능적 책상은 이런 사무용품들이 놓여 있을 수 있고 참고할 수 있는 깨끗한 공간을 제공해 줄 것이다.
정리정돈이 잘 되어있지 않은 직원들은 자신들의 책상이 너무 어수선하기 때문에, 컨퍼런스룸의 테이블과 같은 공용 공간들 조차도 정리정돈을 잘 하지 않을지 모른다. 자신이 그런 사람이고 싶지는 않지 않나?
민감하고 신중을 요하는 정보를 안전하게 다룰 수 있도록 도와준다
만일 민감한 정보를 다룬다면, 자신의 책상 위 주변에 벌려놓는 것은 당신이나 회사를 위험에 놓이도록 할 수 있다. 눈에 띄는 서류 무더기는 여러 업계에서 특히 헬스케어 업계에서 프라이버시 노출 문제를 초래한다. 한 건의 건강정보 관련법률(HIPAA) 위반은 5만 달러의 벌금을 지불해야 한다.
만일 자신이 체계적이지 못하고 잘 정돈하는 사람이 아니라면, 업무의 우선순위를 매기는 것이 어렵다. 지저분하고 정신없는 책상은 어쩔 줄 모르게 만들고 어디서부터 일을 시작해야할지 감을 잡기 어렵게 만든다고 전문 정리가는 설명했다.
우선순위가 정해지지 않은 티클러 파일들로 책상 위에 널려있는 문서를 사용하는 것은 차분한 생산력을 위해 로드맵으로 우선순위 매겨진 리스트로 바뀌어야 할 필요가 있다.
방해는 일을 중단시킬 수 있다. 늘 필요한 무언가를 찾기위해 자리에서 일어난다면, 자신의 일에 집중하기가 어렵다고 정리 전문가는 설명한다.
여러 연구들은 한 사람이 사무용품을 찾아 쓰고 난 뒤, 일을 마쳤을 때 반납할 가능성이 훨씬 적은 것을 보여주고 있다고 정리전문가는 말했다. 아크릴릭 통이나 서랍정리함은 사무용품들을 수납하기에 좋고 눈에 잘 보이도록 해주어서 잘 찾아서 쓸 수 있게 하는 것이 좋다.
<출처: https://www.monster.com>
